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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。木製容器製造業においては、特に現場作業や出張が多い場合に重宝されます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

木製容器製造業では、職人や営業担当者が現場や顧客訪問のために頻繁に移動することが多いです。経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、時間と場所を選ばず空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も承認のための出社などがなくなります。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。

不正、ミスの防止

木製容器製造業においても、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、システム上でそれを発見し、不正を防ぐことができます。現場での小さな経費も正確に管理することで、全体の経費を透明にすることができます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。木製容器製造業においては、製造部門と営業部門などの経費を細かく分析することで、どの部門がどのように経費を使っているかを明確にし、コスト削減の取り組みを進めることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。木製容器製造業では、材料仕入れや製造コストの管理が重要です。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。木製容器製造業では、多くの従業員が現場作業を行っていることから、直感的に操作できるUIが求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。木製容器製造業では、現場で発生する経費の領収書を効率よく管理することが求められます。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。現場作業中でも手軽に経費を入力できます。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。高精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。木製容器製造業では、営業担当者が公共交通機関を利用する場合が多いため、この機能が役立ちます。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。木製容器製造業では、出張や現場での手配が多いため、以下の連携機能が役立ちます。 ・タクシー手配 ・ホテル手配 ・航空券手配 ・新幹線手配 ・レンタカー手配 ・Amazon手配

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。木製容器製造業では、製造コストや材料費の管理が重要なため、システム連携の方式を確認しましょう。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります

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