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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。 特にかばん製造業では、製造現場と本社、営業拠点など複数の拠点間でのコミュニケーションや移動が頻繁に行われることが多いため、交通費や宿泊費の管理が重要です。また、材料の仕入れや展示会への出展などで多くの経費が発生するため、経費精算システムの導入によってこれらの経費を効率的に管理することが求められます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、時間と場所を選ばず空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も承認のための出社などがなくなります。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。 かばん製造業では、展示会や取引先訪問、材料の仕入れなどのために頻繁に出張が発生します。これにより、多くの交通費や宿泊費が発生し、経費精算の頻度も高くなります。経費精算システムを導入することで、これらの経費処理が効率化され、従業員は本来の業務に集中することができます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。 特にかばん製造業では、材料費や製造コストの管理が重要です。不正やミスが発生すると、製品のコスト計算や利益率に影響を与える可能性があります。経費精算システムを導入することで、経費の透明性を高め、不正やミスを未然に防ぐことができます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、交通費の比率が高い部門や、宿泊費の節約に成功している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、部門ごとにコスト削減の取り組みを進められます。 かばん製造業では、材料費や製造コストだけでなく、営業活動やマーケティング活動にかかる経費も重要です。経費精算システムを使用することで、各部門の経費を詳細に分析し、無駄な経費を削減するためのデータドリブンな意思決定が可能になります。

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導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。 かばん製造業では、製造コストや材料費の管理が重要であり、これらのデータを正確に会計システムに反映させる必要があります。経費精算システムと会計ソフトの連携がスムーズに行えるかどうかを事前に確認しましょう。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。 かばん製造業では、製造現場のスタッフから営業担当者まで、幅広い層の従業員が経費精算システムを利用することになります。使いやすいUIを選ぶことで、全従業員がスムーズにシステムを利用できるようになります。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。 大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。 かばん製造業では、材料の仕入れや営業活動で大量の領収書が発生することが多いため、効率的に取り込む方法を選ぶことが重要です。特に大量の領収書処理が発生する場合は、スキャナーや転記代行サービスを活用することで効率を上げることができます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。 かばん製造業の営業担当者や配送担当者は頻繁に移動することが多いため、交通系ICカードの取り込み機能がある経費精算システムを選ぶことで、移動にかかる経費の入力が簡便化され、効率的に管理できます。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。 かばん製造業では、材料の購入や出張費用の支払いなどでクレジットカードを利用することが多いため、コーポレートカードと連携できる経費精算システムを選ぶことで、経費の入力作業を大幅に削減できます。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 かばん製造業では、展示会への出展や営業活動での移動が多く発生します。これらの取引履歴を経費精算ソフトに取り込む機能があることで、経費の管理が一層効率的になります。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 かばん製造業では、材料費や製造コスト、営業経費などの多岐にわたる経費データを正確に会計ソフトに反映させる必要があります。自社の会計ソフトとスムーズに連携できる経費精算システムを選ぶことで、経理業務の効率化が図れます

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