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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。表面処理鋼材製造業では、出張や外部業者との打ち合わせなどが頻繁に発生するため、経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することが特に重要です。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。表面処理鋼材製造業では、現場作業や営業活動が多く、従業員がオフィス外で業務を行うことが多いため、時間と場所を選ばずに申請や承認ができることは大きなメリットです。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮され、定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。表面処理鋼材製造業では、多くの取引先や出張先が関わることが多く、経費精算のミスや不正が発生しやすいため、経費精算システムを使用することでこれらのリスクを軽減できます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。表面処理鋼材製造業では、工程ごとのコスト管理が重要であり、経費の傾向を把握することで、どの工程や部門でコスト削減が可能かを見極めることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。表面処理鋼材製造業では、多様な取引先や工程ごとの経費を正確に管理するために、会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することが特に重要です。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。表面処理鋼材製造業では、現場作業員から管理職まで多様なユーザーがシステムを利用するため、使い勝手の良いUIを選ぶことが重要です。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。表面処理鋼材製造業では、多くの取引先や出張があり、領収書の処理が煩雑になることが多いため、大きな時間節約になります。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。表面処理鋼材製造業では、出張や現場訪問が多く、交通費の管理が煩雑になることが多いため、交通系ICカードのデータを入力する手間を削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。表面処理鋼材製造業では、材料調達や出張費用などでカード利用が多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。表面処理鋼材製造業では、以下のような取引履歴との連携が特に有用です。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。表面処理鋼材製造業では、多様な経費項目を正確に管理するため、連携方式を慎重に選びましょう。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースもあります。 表面処理鋼材製造業において、経費精算システムの導入は業務効率化、不正防止、経費管理の改善に大いに役立つことが期待されます。自社のニーズに最も適したシステムを選ぶために、上記のポイントを参考にしてください

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