袋物製造業向けの経費精算システム(シェア上位)
経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。袋物製造業においても、従業員が出張や仕入れのために支払った交通費、宿泊費、材料費などを効率的に管理することが求められます。具体的には、従業員が支払った経費の内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、袋物製造業の経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
袋物製造業では、頻繁に外出や出張が発生しがちです。経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は外出先からも申請ができ、承認者も承認のために出社する手間が省けます。交通費の経路検索や計算、材料費の管理などが自動化されることで、作業時間が短縮され、製造業特有の煩雑な経費処理が効率化されます。
不正、ミスの防止
袋物製造業では、経費の管理が適切に行われなければ、利益率に悪影響を及ぼす可能性があります。経費精算システムを利用することで、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力し、承認者がシステム上で確認することで、誤りや不正を防止できます。不正に高額な経費を精算しようとする試みも、システム上で発見しやすくなります。
経費の利用状況の改善
袋物製造業では、製造コストの管理が重要です。経費精算システムを用いることで、各部門の経費状況を把握しやすくなり、効率的なコスト削減のための分析が行えます。例えば、どの部門の交通費が高いか、どの材料費が節約できるかなど、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。これらのデータを基に、部門ごとにコスト削減の取り組みを進められます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
袋物製造業では、多くの取引や仕入れが発生します。経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することが重要です。袋物製造業特有の仕訳が必要な場合は、その点にも留意しましょう。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさが重要です。袋物製造業では、製造部門の従業員から管理部門の従業員まで幅広い層が利用するため、導入前のデモなどで様々な年代や役職の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備も重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
袋物製造業では、材料費や出張費など多くの領収書が発生します。以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減できます。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。オフィス以外でも領収書を取り込めるため、工場や出張先でも便利です。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量の領収書を効率よく処理できます。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。高精度で転記されるため、手作業によるミスを防げます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
袋物製造業では、従業員が頻繁に外出や出張を行う場合があります。この場合、交通費精算の効率化が重要です。交通系ICカードの取り込み機能を持つ製品を選ぶことで、交通費のデータを自動的に取り込めます。不正の余地もなくなります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
袋物製造業では、材料費や出張費など多くの支払いが発生します。コーポレートカードと連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを自動で入力できるため、カードでの支払いが多い場合に便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
袋物製造業では、様々な取引が発生します。経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略できます。 タクシー手配、ホテル手配、航空券手配、新幹線手配、レンタカー手配、Amazon手配などの履歴を取り込むことで、作業効率化やミス防止、不正防止が期待できます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。袋物製造業では、材料費や製造コストの管理が重要なため、連携方式を以下の2通りから選ぶことができます。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。毎回最新のデータを取り込む手間が発生しますが、比較的簡単に導入できます。 システム開発によるシステム連携:経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されている場合、システム開発が不要で便利です
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