ニュース供給業向けの経費精算システム（シェア上位）
経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。ニュース供給業のような情報発信を主な業務とする企業においても、従業員が取材や取引先との打ち合わせなどで発生する交通費、宿泊費、食事代などの経費を効率的に管理することが求められます。経費精算システムを導入することで、これらの経費申請から精算までの一連の流れを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。ニュース供給業では、記者や営業担当者などが外出することが多いため、出先から時間と場所を選ばずに申請できることは大きなメリットです。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容の照会などの一連の作業時間が短縮され、業務のスピードアップが図れます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。ニュース供給業においても、不正な経費申請を防ぐことは企業の信頼性を守るために重要です。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。ニュース供給業では、特に交通費や取材費が大きな割合を占めることが多いため、これらのデータをもとに効率的な経費管理を行うことができます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。ニュース供給業では、多くの取引が頻繁に発生するため、会計ソフトとのスムーズな連携は重要です。自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。ニュース供給業の従業員は多忙なスケジュールの中でシステムを利用するため、直感的で簡単に操作できるUIが求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。ニュース供給業では、取材や打ち合わせで発生する領収書が多いため、大きな時間節約になります。 ・アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。ニュース供給業の従業員は頻繁に移動するため、この機能を利用することで交通費の入力手間を大幅に削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。ニュース供給業では、取材費や交際費などカードでの支払いが多い場合におすすめです。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。ニュース供給業では、取材や出張が多いため、様々な取引履歴の自動取り込みが役立ちます。 ・タクシー手配：タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・ホテル手配：ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・航空券手配：航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・新幹線手配：新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・レンタカー手配：レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・Amazon手配：Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。ニュース供給業のように多くの取引がある場合、会計ソフトとの連携は効率的な経費管理に欠かせません。連携方式は以下の2通りです。 ・CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 ニュース供給業にとって、経費精算システムの導入は業務効率の向上、不正防止、経費の透明化に大きく寄与します。自社の特性や業務フローに合ったシステムを選ぶことで、最大の効果を得ることができるでしょう
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