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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 浚渫(しゅんせつ)工事においても、契約業務は頻繁に発生します。例えば、工事契約書や下請け契約書、材料調達契約書などの書類が必要です。これらの契約書を電子契約システムを用いて管理することで、浚渫工事に関わる多数の契約書を効率的に処理し、業務のスピードアップとコスト削減を図ることができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

浚渫工事における契約締結のリードタイムを短縮することは、プロジェクト全体のスケジュールに大きな影響を与えます。工事の開始前に全ての契約が迅速に締結されることで、工事の遅延を防ぐことができます。電子契約システムを利用すれば、プリントアウトや郵送などの手間が省け、数分で契約が完了します。さらに、契約締結後はシステム上で自動的に契約ファイルが保管され、必要なときにすぐに検索・アクセスできるため、浚渫工事の進行管理がスムーズになります。

費用削減

浚渫工事のような大型プロジェクトでは、契約書の数も多く、印紙税や郵送費、保管費用が大きな負担となります。電子契約システムを導入することで、これらの費用を大幅に削減することができます。また、業務効率が向上することで、契約に関わる人件費も削減できます。

コンプライアンス強化

浚渫工事においては、契約の透明性とコンプライアンスが極めて重要です。電子契約システムを導入することで、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少し、債務履行の確実性が高まります。さらに、紙の契約書に比べて紛失や劣化、改ざんのリスクが低く、法的なリスクも低減されます。

テレワーク推進

浚渫工事の現場作業とオフィス業務が分かれている場合でも、電子契約システムを導入することで、オフィスに出向く必要がなくなり、テレワークが可能となります。これにより、業務の柔軟性が向上し、効率的な働き方が実現します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

浚渫工事における特定の契約書類は、法的に紙での保存が求められる場合があります。例えば、不動産関連の契約や特定の取引形態に関わる書類などです。これらの書類については、電子化が難しい場合があるため、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

浚渫工事においては、多くの業者やサプライヤーとの契約が発生します。電子契約を導入するためには、相手方の同意が必要であり、相手方が電子契約システムに対応しているかどうかを確認する必要があります。導入ハードルを低くするために、相手方に対して説明会を開催するなどの工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

浚渫工事の契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選定することが重要です。高い信頼性が求められる契約には当事者型署名を、迅速に進めたい契約には立会人型署名を利用するなど、適切な選択を行う必要があります。

2

システム連携から選ぶ

浚渫工事の契約管理は、他のシステムとの連携が重要です。CRMやワークフローシステム、電子決済システムと連携することで、全体の業務プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。

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