石工・タイル工事向けの電子契約システム(シェア上位)
電子契約システムとは?
更新:2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。石工・タイル工事業界では、工事請負契約や材料発注などの契約業務が多岐にわたり、これらを効率的に管理することが重要です。電子契約システムでは、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。これにより、契約業務をペーパーレス化し、業務効率化や費用削減が期待できます。特に石工・タイル工事業界では、受発注や工事進捗管理などの業務が多いため、電子契約システムの導入は有効です。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
石工・タイル工事においても、業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。紙の契約書では契約締結に数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。これにより、工事の開始や材料の手配を迅速に行うことができます。また、電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、契約書を探す手間や保管スペースの問題も解消されます。
費用削減
石工・タイル工事業界でも、電子契約による費用削減のメリットは大きいです。印紙税の削減、郵送代や保管にかかる費用の削減が期待できます。具体的には、紙代や封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。また、業務効率化によって、工事現場での人件費抑制も見込めます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、石工・タイル工事における業務や契約内容が可視化されます。これによって、契約の抜け漏れが減り、工事の進捗管理や債務履行の確実性が高まります。また、紙の契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。
テレワーク推進
石工タイル工事業界においても、テレワークの普及に伴い、電子契約システムの利点が注目されています。現場とオフィスが離れている場合でも、電子契約を活用することで、契約業務をリモートで効率的に行うことができます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
石工・タイル工事業界においても、法律により紙にすることが定められている書類があります。例えば、特定の不動産契約や訪問販売に関連する書類などです。また、契約の相手方の同意が必要な書類も存在します。これらの書類については、電子化が難しいため、注意が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が必要なため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。石工・タイル工事業界では、下請け業者や材料供給業者など、複数の相手方が存在するため、それぞれに対して電子契約のメリットを説明し、理解を得ることが重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
石工・タイル工事業界でも、電子署名に使う電子証明書の名義に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選ぶことが重要です。契約内容に応じて、どちらのタイプが適しているかを判断します。
2
システム連携から選ぶ
石工・タイル工事業界では、CRMやSFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などとの連携が有効です。これにより、契約前後の業務を一元管理し、効率化を図ることができます。
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