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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。不動産管理業においては、賃貸契約書、物件管理契約書、修繕契約書など多岐にわたる契約書類が存在します。これらの契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。不動産管理業では、契約業務のスピードや効率が重要となるため、電子契約システムの導入は非常に有益です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

不動産管理業において、契約書の締結や更新は頻繁に行われる業務です。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが短縮され、業務効率が大幅に向上します。例えば、賃貸契約の更新手続きを電子契約システムで行うことで、郵送の手間や時間を省き、数分で契約が完了します。さらに、契約締結後は自動的に電子契約システム上で契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。不動産管理業においては、複数の物件や契約を管理する必要があるため、これらの機能は非常に役立ちます。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。不動産管理業でも、物件の賃貸契約書や売買契約書など、印紙税の対象となる契約書が多く存在します。電子契約システムを活用することで、印紙税の削減が可能となります。また、郵送代や紙代、保管代などの直接的な費用も削減でき、長期的には大きなコスト削減効果が期待できます。業務効率化によって、契約業務にかかる人件費の削減も見込まれます。

コンプライアンス強化

不動産管理業では、契約内容の確認や履行状況の追跡が重要です。電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、コンプライアンス強化に繋がります。

テレワーク推進

不動産管理業においても、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、契約書の締結や確認のために出社する必要がなくなり、テレワーク環境でも効率的に業務を進めることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

不動産管理業においても、法律により紙での保管が義務付けられている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類が存在します。例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などは紙での保管が求められます。これらの書類については、電子契約システムの導入前に法的要件を確認する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

不動産管理業においては、多くの場合、契約の相手方が個人であることが多いため、電子契約システムの導入ハードルを考慮する必要があります。相手方が電子証明書を取得する手間や費用がかかる場合がありますので、導入前に説明会を開催するなどの工夫が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

不動産管理業において、契約内容や重要性に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選ぶことが大切です。立会人型署名は手軽に導入できる一方、当事者型署名はより高い信頼性が求められる重要な契約に適しています。

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システム連携から選ぶ

不動産管理業においては、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が有効です。例えば、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送信することで、契約プロセスを効率化できます。

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