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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 大工工事業の場合、受発注契約や請負契約、下請け契約など多岐に渡る契約書類が存在し、これらを電子化することで業務の効率化が図れるでしょう。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

大工工事業において、契約締結のスピードはプロジェクトの進行に大きな影響を与えます。例えば、建築現場では受注や下請け業者との契約が迅速に進まないと、作業の遅延が発生する可能性があります。電子契約システムを導入することで、契約締結が数分で完了し、プロジェクトの進行をスムーズに保つことができます。また、契約書の管理や期限の追跡も自動化されるため、契約更新や重要な期限を見逃すリスクを減らせます。

費用削減

大工工事業では、紙の契約書に伴う印紙税、郵送費、保管費用などのコストが無視できません。電子契約システムを導入することで、これらのコストを大幅に削減することが可能です。特に印紙税の削減は大きなメリットであり、年間で見るとかなりの費用削減につながります。また、紙の保管スペースが不要になるため、物理的なスペースの有効活用が可能です。

コンプライアンス強化

大工工事業においても、契約内容の透明性や法令遵守は重要です。電子契約システムの導入により、契約内容がデジタルで管理され、改ざんや紛失のリスクが大幅に低減します。これにより、法的な問題が発生するリスクを最小限に抑えることができます。

テレワーク推進

大工工事業では現場作業が多く、テレワークの導入が難しい部分もありますが、管理部門や営業部門においてはテレワークが進められる場合があります。電子契約システムを導入することで、契約書の確認や署名のためだけに出社する必要がなくなり、業務の効率化と柔軟な働き方が実現できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

大工工事業においても、特定の書類は法律により紙での保管が求められることがあります。例えば、訪問販売や電話勧誘販売に関わる書類などは、電子化が認められていない場合があります。電子化を進める際には、これらの規制に注意し、必要な書類は適切に管理することが求められます。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約の導入は、一方的には進められません。特に大工工事業では、下請け業者やクライアントが多岐にわたるため、相手方が電子契約システムを利用できるかどうかを確認する必要があります。相手方が電子証明書を取得する手間や費用が生じる場合もあるため、説明会を開催するなどして導入を支援することが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は、電子契約システムの提供者が電子証明書の名義を持ちます。比較的手軽に導入でき、大工工事業においても迅速な契約締結が可能です。一方、当事者型署名は契約当事者が電子証明書の名義を持ち、実印レベルの信頼性を持ちます。重要な契約には当事者型署名を選ぶことを検討すると良いでしょう。

2

システム連携から選ぶ

大工工事業においても、他のシステムとの連携が重要です。特にCRMや営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が求められます。これにより、契約業務の効率化とコンプライアンスの強化が図れます。

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