管工事業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 **管工事業**においては、現場での契約・発注作業が頻繁に行われ、また多くの協力会社や職人とのやり取りが必要です。電子契約システムを導入することで、これらの手続きを迅速かつ効率的に処理することが可能になります。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 **管工事業**では、現場作業の進行管理や資材の手配など、タイムリーな契約締結が求められるため、電子契約システムを活用することで、プロジェクトの進行がスムーズになります。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。紙の場合はこれらに多大な時間と工数がかかり、場合によっては契約書保管用に倉庫を借りたり、そこから過去の契約書を引っ張り出すことようなことすらあります。 また、電子契約システムのタイプによっては、契約締結の前段階である契約ファイル作成や条件交渉を対象としたものもあります。大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化したり、条件交渉の履歴を体系的に残すことが可能になります。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。 次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。**管工事業**では、これらの費用が積み重なることが多いため、大幅なコスト削減が期待できます。 最後に可視化しにくいものですが、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。 **管工事業**においては、特に公共事業や大規模プロジェクトでのコンプライアンスが厳しく求められるため、電子契約システムの導入は重要なポイントとなります。
テレワーク推進
以前は、電子契約システムの利点として挙げられたのは主に上の3点でしたが、2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。 **管工事業**では、現場作業とオフィス作業が分離されることが多いため、テレワークの推進により効率的な業務運営が可能となります。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。前者の多くは、不動産や訪問販売、電話勧誘販売など、特定の業界や事業形態に関わるものです。後者の多くは、対下請会社や対従業員、対派遣労働者など、ほとんどの会社に関わる一般的なものです。電子化の制約がある書類の一例は以下の通りです。 紙にすることが定められている書類 ・定期借地契約（借地借家法22条） ・定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項） ・訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における交付書面（特定商品取引法4条ほか） 電子化にあたって契約の相手方の同意や希望が必要な書類 ・下請会社に対する受発注書面（下請法3条2項） ・労働条件通知書（労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項） ・派遣労働者への就業条件を明示する書面（人材派遣法34条、派遣法施行規則26条1項2号） **管工事業**では、多くの下請会社とのやり取りが発生するため、これらの制約をしっかりと理解し、対応することが重要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。電子契約の概念や導入手順などを説明するため、相手方になりうる会社をリアルに集めて説明会を開催するケースもあります。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも電子契約システムに備え付けられた案内だけでは理解が足りない場合があります。その場合は、利用者自身が営業プロセスに電子契約の説明を挟んだり、説明資料を用意するなど独自の工夫が求められます。 **管工事業**では、多くの協力会社や職人との契約が必要となるため、これらの相手方の導入ハードルをしっかりと理解し、適切な対応を取ることが求められます。
かんたんな質問に答えてぴったりの電子契約システムをチェック
電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。 **管工事業**では、協力会社や職人との契約内容によって適切な署名方式を選択することが重要です。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。 **管工事業**では、特にCRMやワークフローシステムとの連携が重要であり、これにより契約からプロジェクト完了までの一連の業務が効率化されます。
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