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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。 特に舗装工事業においては、受発注契約、請負契約、下請契約など、多岐にわたる契約が存在します。これらの契約を電子化することで、紙ベースの煩雑な手続きを大幅に削減し、迅速かつ正確な業務運営が可能となります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

舗装工事業では、プロジェクトの進行状況や天候などの影響で契約締結のタイミングが非常に重要です。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが無くなり、迅速な対応が可能となります。例えば、現場での契約変更が必要な場合でも、紙の契約書を交わす時間を省略できるため、工期遅延のリスクを軽減できます。 また、契約締結後のファイルは電子契約システム上で自動的に保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、過去の契約内容を迅速に確認でき、後続の業務をスムーズに進行させることができます。

費用削減

舗装工事業では、大量の契約書を取り扱うことが一般的です。電子契約システムを導入することで、印紙税、郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫の費用などが削減されます。これらの削減効果は、特に中小規模の工事業者にとって非常に大きなメリットとなります。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容や履行状況が可視化され、不正行為やミスを防ぐことができます。舗装工事業では、下請契約や労働条件通知書など、法的に重要な書類が多く存在しますが、これらを電子化することでコンプライアンスを強化できます。

テレワーク推進

2020年以降、テレワークの普及が進む中で、電子契約システムの導入は契約業務のリモート化を実現します。舗装工事業では、現場とオフィスが遠隔地にあることが多いため、電子契約システムを用いることで、物理的な距離に関係なく契約業務をスムーズに進行させることが可能です。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。舗装工事業においても、特定の契約については電子化が難しい場合がありますので、導入前にしっかりと確認しておくことが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が必要です。舗装工事業では、多くの下請業者や協力会社が関わるため、相手方の理解と協力が不可欠です。導入前に説明会を開催し、電子契約の利便性を共有することが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は電子契約システムの提供者の名義であり、認印レベルの電子署名です。一方、当事者型署名は契約当事者の双方の名義であり、実印レベルの電子署名です。舗装工事業では、契約内容に応じて適切な署名方式を選ぶことが重要です。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリには、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などがあります。これらのシステムと連携することで、契約業務の効率化が期待できます。

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