経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。一般土木建築業においては、現場での交通費や宿泊費、工具や資材の購入費などが頻繁に発生するため、経費精算システムの導入により、これらの経費処理の手間や時間を削減し、業務効率を向上させることが重要です。特に、現場作業が多く、事務所に戻る時間が限られている従業員にとって、スマホやタブレットからアクセスできるシステムは非常に有効です。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。一般土木建築業では、作業現場が分散していることが多く、従業員が現場から直接経費を申請できることが重要です。例えば、交通費の経路検索や経費計算が自動化されることで、現場から簡単に申請を行うことができ、承認者もリモートで承認作業が可能になります。これにより、作業現場から事務所への移動時間を削減し、生産性を向上させることが可能です。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。一般土木建築業では、多数の従業員が現場を移動しながら経費を発生させるため、手作業での経費精算はミスや不正のリスクが高まります。システム導入により、経費の透明性が向上し、不正の抑止効果が期待できます。また、リアルタイムでの確認が可能となり、予期せぬ経費の発生を未然に防ぐことができます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。一般土木建築業では、プロジェクトごとの経費を管理する必要があります。システムを活用することで、各プロジェクトの経費状況をリアルタイムで把握し、コスト削減のための戦略を立てることができます。例えば、特定のプロジェクトで交通費が高い傾向がある場合、その原因を分析し、改善策を講じることができます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。一般土木建築業では、多くのプロジェクトが同時進行するため、複数のプロジェクトごとに経費を管理する必要があります。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することが特に重要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。一般土木建築業の従業員は現場作業が多いため、シンプルで直感的なUIが求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書を経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。一般土木建築業では、出張や現場作業が多く、領収書の管理が煩雑になることが多いです。以下の方法を活用することで、時間の節約が可能です。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、現場からでも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。一般土木建築業では、交通費が大きな割合を占めるため、この機能は特に有効です。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減でき、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。一般土木建築業では、資材購入や出張費用が多いため、カードでの支払いが頻繁に行われます。この機能を活用することで、経費精算の手間を大幅に削減できます。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。一般土木建築業では、以下の取引履歴との連携が特に有効です。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。一般土木建築業では、多くのプロジェクトが同時進行しており、それぞれのプロジェクトごとに経費を管理する必要があります。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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