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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。職別工事業では、現場ごとに経費が発生することが多く、これらの経費を迅速に管理し、正確に精算することが求められます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

職別工事業においては、工事現場の移動が多く、経費申請のためにオフィスに戻る必要があると非常に非効率です。経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、時間と場所を選ばず、外出先からもスマートフォンやタブレットを使用して申請することができ、承認者も出社せずに承認作業を行えます。これにより、交通費や宿泊費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が大幅に短縮されます。

不正、ミスの防止

職別工事業では、多くの現場担当者が経費を申請するため、不正やミスが発生しやすい環境です。経費精算システムを利用することで、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力し、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。

経費の利用状況の改善

職別工事業では、各工事現場やプロジェクトごとに異なる経費が発生します。経費精算システムで経費の情報を一元管理することで、各部門やプロジェクトの経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、特定の工事現場で交通費が高くついている場合や、宿泊費の節約に成功している現場を特定し、改善策を講じることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

職別工事業では、経費が多岐にわたるため、経費精算システムと会計ソフトの連携が重要です。経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。職別工事業では、現場作業員から管理者まで幅広いユーザーがシステムを使用するため、直感的で使いやすいUIが求められます。導入前のデモなどで色々な年代や職種の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

職別工事業では、出張や現場での購入が頻繁に発生するため、領収書の取り込み方法が重要です。以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

職別工事業では、移動が多いため交通費精算が頻繁に発生します。交通系ICカードの取り込み機能がある製品を選ぶことで、交通費の入力手間を削減できます。カードリーダー取り込みやスマホアプリでの取り込みがあり、これにより交通費精算が迅速かつ正確に行えます。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

職別工事業では、クレジットカードやプリペイドカードを利用した経費が多い場合があります。これらのカードと連携できるソフトを選ぶことで、カードの使用履歴を自動で取り込み、申請フォームを自動で入力できます。これにより、経費精算がさらに効率化されます。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

職別工事業では、タクシーやホテル、航空券、新幹線、レンタカーなどの手配が頻繁に行われます。経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略できます。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。職別工事業では、多くの経費項目があるため、連携方式が重要です。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 職別工事業においては、これらのポイントを踏まえて経費精算システムを選ぶことで、業務効率を大幅に向上させ、不正やミスを防ぐことができます

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