ワークフローシステムとは?
更新:2024年11月19日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。広告業界や芸術分野では、多くのプロジェクトやクリエイティブな業務が同時進行することが少なくありません。そのため、ワークフローシステムを導入することで、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。具体的には、広告キャンペーンのデザイン承認や芸術プロジェクトの予算申請など、多岐にわたる業務プロセスを効率化できます。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できるため、クリエイティブな活動を柔軟にサポートします。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。広告や芸術業界では、多くのクリエイティブなプロジェクトが同時進行するため、こうした手間削減は大きなメリットとなります。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。広告キャンペーンのタイムラインや芸術プロジェクトのスケジュールを厳守するためにも、迅速な決裁は欠かせません。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。広告キャンペーンの管理や芸術プロジェクトの予算管理においても、文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。広告キャンペーンのデザイン承認や芸術プロジェクトの予算申請など、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。承認経路の見直しでは、過剰な承認を減らし、効率的なプロセスを構築することが重要です。
システム連携の制限
ワークフローシステムと他のシステムが連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。広告業界や芸術分野では、特にクリエイティブツールやプロジェクト管理ツールとの連携が重要です。自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。広告キャンペーンや芸術プロジェクトの複雑な承認フローに対応するため、高機能なシステムが求められます。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。クリエイティブなチームとのコミュニケーションを円滑にしながら、ワークフローを効率化できます。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。広告や芸術分野の中小企業にはコスト面で優位です。
2
承認フローの複雑さで選ぶ
広告キャンペーンや芸術プロジェクトの多様な承認フローに対応できるシステムを選びましょう。フローの分岐条件を細かく設定できる製品が適しています。
3
申請書の作成方法で選ぶ
クリエイティブな業務においては、申請書のデザインやレイアウトが重要です。専用の申請書作成ツールで自由にデザインできるタイプを選ぶことで、見た目にもこだわった申請書を作成できます。
4
内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、広告キャンペーンや芸術プロジェクトの承認フローを効率的に管理できます。組織変更や人事異動が頻繁にある場合でも、メンテナンスの手間を削減できます。
5
他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
広告や芸術分野で使用されるツールとの連携が重要です。以下のカテゴリの製品との連携を確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を効率化できます。 メールソフト、ビジネスチャットツール 承認プロセスの通知を自動で連絡することで、承認し忘れなどを防ぎます。 電子契約システム 契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化し、工数削減と不正防止に繋げます。 広告業界や芸術分野に特化した視点でワークフローシステムを選定することで、クリエイティブな業務の効率化と品質向上を実現できます
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