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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。娯楽業界においても、イベントの開催契約やライセンス契約、出演者との契約など多岐にわたる契約業務が存在します。これらの契約に電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。娯楽業界においても、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

娯楽業界ではイベントの開催契約やタレントとの契約など、迅速な対応が求められるシーンが多々あります。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、数分で契約を完了させることが可能です。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書を探す手間や倉庫の借用費用も削減できます。

費用削減

娯楽業界では多くの契約が発生し、それに伴う印紙税や郵送代、保管費用などが積み重なることが多いです。電子契約システムを導入することで、これらの費用を削減し、業務にかかるコストを大幅に抑えることができます。また、業務効率化により間接的な人件費の削減も見込めます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、娯楽業界でも業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。これによって債務履行の確実性が高まり、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

娯楽業界でもテレワークの普及が進んでおり、電子契約システムの導入によって、契約書の確認やハンコを押すために出社する必要が無くなります。これにより、業務をリモートで円滑に進めることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

娯楽業界でも一部の契約書類は法律により紙にすることが定められている場合があります。例えば、特定のイベントの開催契約やライセンス契約など、特定の業界や事業形態に関わる書類が該当します。電子化の制約がある書類については、法的な確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

娯楽業界では多様な取引先が存在し、相手方によっては電子契約に対する理解や導入のハードルが高いことがあります。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかることを考慮する必要があります。相手方に対する説明やサポートも重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約内容や重要度に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらを選ぶか検討する必要があります。娯楽業界では、契約の種類に応じて適切な署名方式を選ぶことが求められます。

2

システム連携から選ぶ

娯楽業界では、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が重要です。例えば、顧客情報から契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送信するなどの機能が求められます。

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