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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。競輪・競馬等の競走場においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。これにより、競走場の運営における契約業務をペーパーレス化し、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

競輪・競馬等の競走場の運営においても、契約締結のリードタイムが無くなることは大きなメリットです。競走場では競技やイベントの準備において迅速な契約締結が求められる場面が多いですが、紙の契約書では遅延が発生します。電子契約システムを利用すれば、契約締結が数分で済むため、スムーズな運営が可能になります。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書を探す手間や倉庫のコストも削減されます。

費用削減

競輪・競馬等の競走場においても、電子契約システムによる費用削減は大きなメリットです。印紙税の対象となる契約類型がある場合、その費用を削減できます。また、郵送代や保管コストも削減され、紙代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫の費用も抑えることができます。さらに、業務効率化によって間接的に人件費も削減できます。

コンプライアンス強化

競走場の運営においても、電子契約システムの導入により業務や契約内容が可視化されることで、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

競輪競馬等の競走場でも、テレワークの普及に伴い、電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要が無くなり、テレワークを推進できます。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。競輪・競馬等の競走場でも、特定の業界や事業形態に関わる制約がある場合は、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

競輪・競馬等の競走場においても、相手方の同意が必要なため、導入ハードルを考慮すべきです。相手方に対して電子契約システムの概念や導入手順を説明するための工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は電子契約システムの提供者の名義で行う認印レベルの電子署名です。一方、当事者型署名は契約当事者の双方の名義で行う実印レベルの電子署名です。競走場の契約内容に応じて選択する必要があります。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 競走場の営業活動や契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。 ワークフローシステム 社内稟議や契約ファイル送信の自動化が可能です。 電子決済 契約と支払いの同時処理が可能で、未回収リスクの低減につながります。

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