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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。公園や遊園地の運営においても、様々な契約業務があります。施設の管理委託契約、イベントの企画・運営契約、設備のメンテナンス契約、さらには従業員の雇用契約など、幅広い範囲で電子契約システムを導入することができます。電子署名により「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管し、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。公園や遊園地のように多くの契約が絡む業務では特に有用です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

公園や遊園地の運営においては、多くの契約が必要となります。イベントの開催契約、ベンダーとの調整、施設のメンテナンス契約など、迅速な契約締結が求められます。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、業務がスムーズに進行します。また、契約ファイルが電子的に保管されるため、検索や契約期限管理も容易です。例えば、季節ごとのイベント契約や一時的な設備レンタル契約など、期限が重要な契約も見逃すことなく管理できます。

費用削減

公園や遊園地の運営には、紙の契約書が多く発生することが一般的です。電子契約を導入することで、印紙税や郵送代、紙代、保管コストなどの削減が期待できます。特に、大規模な施設を運営する場合、これらのコストは無視できないものとなります。また、業務効率化により、契約に関わるスタッフの作業時間も削減でき、人件費の抑制も可能です。

コンプライアンス強化

公園や遊園地の運営においても、契約内容の可視化は重要です。電子契約システムを導入することで、契約業務の抜け漏れが減少し、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。これにより、施設運営の信頼性が向上します。

テレワーク推進

コロナ禍以降、テレワークの普及が進んでいます。公園や遊園地の管理業務も一部リモートで行うことが可能です。電子契約システムを導入することで、契約のために出社する必要がなくなり、柔軟な働き方を実現できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

公園や遊園地の運営においても、電子化が難しい書類があります。例えば、不動産に関する契約や特定の業界に関わる書類は、法律により紙での保存が必要です。また、契約相手方の同意が必要な書類もありますので、事前に確認しておくことが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は相手方の同意が必要です。公園や遊園地の運営においても、ベンダーや協力会社との契約が多く発生します。相手方にとっての導入ハードルを考慮し、説明会の開催や導入手順の説明を行うことが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

公園や遊園地の運営においては、立会人型署名が一般的です。しかし、重要な契約には当事者型署名を選ぶことも検討してください。契約内容に応じて適切な署名方式を選定することが重要です。

2

システム連携から選ぶ

公園や遊園地の運営には、CRMや営業管理ソフトとの連携が有効です。契約前後の業務を一元管理することで、効率的な運営が可能です。また、ワークフローシステムや電子決済サービスとの連携も検討すると良いでしょう。

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