スポーツ・娯楽用品賃貸業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。スポーツ・娯楽用品賃貸業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残すことができます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。特に、スポーツ・娯楽用品賃貸業では、頻繁な契約更新や短期の賃貸契約が多いため、電子契約システムの導入が非常に有効です。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
スポーツ・娯楽用品賃貸業における業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。特に、顧客が店舗にいない場合や遠隔地にいる場合、迅速な契約締結が可能となります。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、スポーツ・娯楽用品賃貸業では、期限切れの契約を未然に防ぎ、迅速な対応が可能となります。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。スポーツ・娯楽用品賃貸業では、頻繁に契約が発生するため、印紙税の削減は大きなメリットです。 次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。これらの費用が電子契約システムによって削減されます。 最後に可視化しにくいものですが、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。特に、スポーツ・娯楽用品賃貸業では、契約業務にかかる手間を大幅に削減できます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。スポーツ・娯楽用品賃貸業では、顧客とのトラブルを未然に防ぐためにも、コンプライアンス強化が重要です。
テレワーク推進
以前は、電子契約システムの利点として挙げられたのは主に上の3点でしたが、2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。スポーツ娯楽用品賃貸業でも、リモートでの契約締結が可能となり、業務の柔軟性が高まります。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。前者の多くは、不動産や訪問販売、電話勧誘販売など、特定の業界や事業形態に関わるものです。後者の多くは、対下請会社や対従業員、対派遣労働者など、ほとんどの会社に関わる一般的なものです。スポーツ・娯楽用品賃貸業においても、特定の契約書類に関しては、電子化に制約がある場合があります。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。スポーツ・娯楽用品賃貸業では、個人顧客が多いため、電子契約システムの利用に関する説明が必要となる場合があります。特に、電子契約システムの利用方法や利点をわかりやすく説明することが重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。スポーツ・娯楽用品賃貸業では、契約内容に応じて適切な方式を選ぶことが必要です。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。スポーツ・娯楽用品賃貸業では、顧客管理と契約管理を統合することで、業務の効率化が図れます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。スポーツ・娯楽用品賃貸業でも、内部承認プロセスを効率化できます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。スポーツ・娯楽用品賃貸業では、支払いと契約を一括管理することで、顧客とのトラブルを減少させることが可能です。
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