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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 洗張・染物業においても、受発注業務や顧客との契約、さらにはサプライヤーとの取引契約など、多岐に渡る契約業務があります。これらの業務を電子契約システムで管理することにより、業務の効率化やコスト削減が可能となります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

洗張・染物業においても、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。例えば、布地の仕入れ契約や染色加工の依頼契約など、迅速な対応が求められる場面で電子契約システムは有効です。紙の契約書と違い、電子契約なら数分で締結が完了します。 また、契約締結後の保管や検索も容易になります。過去の契約内容を確認する際に倉庫から契約書を探す手間が省けるため、業務の効率化につながります。このようなシステムは、特に多くの取引先を持つ洗張・染物業において有用です。

費用削減

電子契約システムを導入することで、印紙税や郵送費用、紙代、保管費用などが削減されます。洗張・染物業では、特に大量の受発注書類が発生するため、これらの費用削減効果は大きいでしょう。また、業務効率化によって間接的に人件費も抑制できるため、コスト全体の削減が期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムによって契約内容が可視化されることで、業務の抜け漏れを防ぎ、債務履行の確実性が向上します。洗張・染物業においても、取引先との契約内容が明確になるため、トラブル防止に寄与します。

テレワーク推進

2020年以降、テレワークの普及により、紙の契約書の取り扱いが難しくなる場合があります。電子契約システムを導入することで、テレワーク環境でも契約業務がスムーズに行えるようになります。洗張染物業でも、営業担当や管理部門がリモートで業務を行う場合に有効です。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

洗張・染物業においても、特定の書類には電子化の制約があります。例えば、特定の商品取引法に基づく書面などが該当します。これらの書類については、法律に従って紙での取り扱いが必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約システムは契約相手の同意が必要なため、相手方にとっての導入ハードルを考慮する必要があります。洗張・染物業の取引先がシステムに不慣れな場合、説明会やサポートが必要になるかもしれません。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約内容に応じて、立会人型署名または当事者型署名を選定します。洗張・染物業の取引内容に応じて適切な方式を選びましょう。

2

システム連携から選ぶ

洗張・染物業においても、CRMや営業管理ソフトとの連携が有効です。受発注業務の効率化や顧客管理が容易になります。

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