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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。映画サービス業においては、制作契約、配給契約、ライセンス契約、タレント契約など多岐にわたる契約が必要です。これらの契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。特に映画サービス業では、国際的な契約が多いため、電子契約システムを活用することで時間とコストの両面で大きなメリットが期待できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

映画サービス業では、契約締結の迅速さが競争力に直結することが多いです。例えば、映画の制作契約や配給契約が紙ベースで行われる場合、締結自体に数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。これにより、迅速な契約締結が可能となり、プロジェクトのスピードを加速させることができます。また、電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、多数の契約書を効率的に管理し、見落としや期限切れを防ぐことができます。

費用削減

映画サービス業においても、印紙税の削減、郵送代や保管費用の削減が期待できます。特に国際的な契約が多い場合、郵送代が大きなコストとなるため、電子契約システムの導入により大幅なコスト削減が可能です。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も見込めます。これにより、制作費やマーケティング費用など、他の重要な部分に資金を回すことができます。

コンプライアンス強化

映画サービス業では、契約内容の厳格な管理が求められます。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、債務履行の確実性が高まります。また、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができるため、法的トラブルを未然に防ぐことができます。

テレワーク推進

映画サービス業でも、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、契約業務をリモートで完結できるため、ハンコのためだけに出社する必要がありません。これにより、柔軟な働き方が可能となり、従業員の満足度向上にも繋がります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

映画サービス業に関連する書類の中には、法律によって紙にすることが定められているものや、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とするものがあります。例えば、特定のライセンス契約や国際的な著作権契約などが該当する場合があります。これらの書類については、電子化の制約を確認し、対応する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約システムの導入は、契約の相手方の同意が必要です。特に映画サービス業では、国内外の多くのパートナーと契約を結ぶことが多いため、相手方にとっての導入ハードルを考慮することが重要です。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。相手方に対して電子契約システムの利点を説明し、導入を促進するための工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

映画サービス業においては、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名を使い分けることが重要です。例えば、重要度の高い制作契約や配給契約には当事者型署名を採用し、より簡易な契約には立会人型署名を利用するなど、適切な署名方式を選択することが求められます。

2

システム連携から選ぶ

映画サービス業では、CRMやワークフローシステム、電子決済システムとの連携が有効です。例えば、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送り、承認された際にCRMに反映させるなど、一連の業務を効率化できます。

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