特殊浴場業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。特殊浴場業においても、契約業務のペーパーレス化は業務効率化や費用削減に貢献します。例えば、メンテナンス業者との契約、従業員の雇用契約、物品の仕入れ契約など、さまざまな契約業務に電子契約システムを活用することができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。特殊浴場業では、迅速な契約締結が求められる場面が多くあります。例えば、新しいサービスの導入や設備のメンテナンス契約など、タイミングが重要な契約において、電子契約システムを使用することで迅速に対応できます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書を簡単に検索でき、期限管理も効率的に行えます。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。特殊浴場業においても、さまざまな契約書に印紙税がかかる場合があります。電子契約にすることで印紙税を削減できるのは大きなメリットです。また、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用も削減できます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。最後に業務効率化によって間接的に人件費抑制も見込むことができます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。特殊浴場業においても、コンプライアンスの強化は重要です。電子契約システムを導入することで、法令遵守の徹底が図れます。
テレワーク推進
2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。特殊浴場業においても、管理部門やバックオフィスがテレワークを活用することで、業務の柔軟性が向上します。電子契約化で出社の必要性を減らし、業務効率を高めることができます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。特殊浴場業においても、一定の契約書類については電子化の制約がありますので、事前に確認が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのものであり、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。特殊浴場業においても、取引先や従業員が電子契約に対する理解を深める必要があります。説明会を開催するなどの工夫が求められます。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名は、電子証明書の名義が電子契約システムの提供者であり、認印レベルの電子署名です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が契約当事者の双方であり、実印レベルの電子署名です。特殊浴場業においても、契約内容に応じて適切な署名方式を選択する必要があります。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携する製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は営業活動から始まり、受注、納品、支払いという一連の業務の一工程です。特殊浴場業においても、CRMなど契約前後の業務を管理するシステムとの連携が有効です。 ワークフローシステム 契約に関する社内稟議と契約の相手方に対する契約ファイル送信を自動化できます。これにより、コンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いが同時に行われる取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで未回収リスクを低減できます。
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