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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 衣服裁縫修理業では、特に小規模なビジネスや個人事業主が多いため、業務効率化とコスト削減は非常に重要です。電子契約システムを導入することで、契約書の作成、承認、保管を効率的に行うことができ、時間と費用を大幅に削減できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

衣服裁縫修理業においても、契約締結のリードタイムが無くなることは大きなメリットです。例えば、顧客からの修理依頼やサプライヤーとの仕入れ契約など、迅速に対応する必要がある場合、電子契約なら数分で済みます。また、契約締結後は自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、紙の契約書を保管するスペースや管理にかかる手間を削減できます。

費用削減

衣服裁縫修理業では、特に郵送代や保管にまつわる費用の削減が大きなメリットです。郵送代や紙代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が削減されます。また、業務効率化により、直接的な人件費の抑制も期待できます。これにより、小規模なビジネスでもコスト削減が実現できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、法的なリスクを軽減できます。

テレワーク推進

衣服裁縫修理業においても、テレワークが必要な場合、電子契約システムの導入は有効です。ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、リモートでの業務がスムーズに行えます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。衣服裁縫修理業では、特に下請会社や従業員との契約書類については、電子化の制約がある場合があります。事前に確認しておくことが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

衣服裁縫修理業では、顧客やサプライヤーが電子契約に慣れていない場合も考えられます。そのため、相手方にとっての導入ハードルを考慮し、必要な説明やサポートを提供することが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

衣服裁縫修理業では、相手方の導入ハードルを考慮し、立会人型署名が適している場合が多いです。ただし、契約内容に応じて当事者型署名も検討する必要があります。

2

システム連携から選ぶ

衣服裁縫修理業では、特にCRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が有効です。これにより、受発注や顧客管理がスムーズに行えます。

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