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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。競輪・競馬等の競技団でも、選手契約やスポンサーシップ契約、施設賃貸契約など、多岐にわたる契約業務が存在します。これらの契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。競輪・競馬等の競技団においても、選手との契約、スポンサーとの契約、施設の利用契約など多様な契約に広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

競輪・競馬等の競技団では、多くの契約がその運営に関わってきます。選手の契約、スポンサーシップ契約、イベント運営に関わる契約など、紙で行うとリードタイムがかかる部分が多いです。電子契約なら、これらの契約締結が数分で済み、迅速に業務を進行できます。また、電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書を探す手間や倉庫のコストが削減されます。

費用削減

競輪・競馬等の競技団でも、印紙税、郵送代、保管費用などが発生します。電子契約システムを導入することでこれらの費用を削減できます。特にイベントやレースの契約が頻繁に行われる競技団にとっては、紙代や郵送費の削減が大きな経済効果をもたらします。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されるため、競輪・競馬等の競技団でも業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことで、信頼性の高い運営が可能になります。

テレワーク推進

競輪競馬等の競技団においても、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、効率的な業務運営が可能となります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

競輪・競馬等の競技団が取り扱う契約書類の中には、法律により紙にすることが定められているものがあります。例えば、特定の賃貸契約や訪問販売に関わる書類などです。また、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とする書類も存在します。これらの制約を把握しておくことが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が必要です。競輪・競馬等の競技団の取引先や契約相手が電子契約に慣れていない場合、導入にあたって説明会を開催したり、サポートが必要になることがあります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

競輪・競馬等の競技団が行う契約の内容に応じて、立会人型署名か当事者型署名を選びます。重要な契約には実印レベルの当事者型署名が適している場合があります。

2

システム連携から選ぶ

競輪・競馬等の競技団が使用している他のシステムと連携できる電子契約システムを選ぶことで、業務効率をさらに向上させることができます。例えば、CRMやワークフローシステムとの連携が有効です。

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