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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来アナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 農水産金融業においても、契約業務のデジタル化は重要です。例えば、農家や漁業者との融資契約、保険契約、取引契約など、多岐にわたる契約業務が存在します。これらを電子契約システムで管理することで、業務の透明性と効率性を向上させることが可能です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

農水産金融業においても、契約締結の迅速化は大きなメリットです。例えば、季節ごとに必要な資金調達や保険契約など、タイムリーな対応が求められるシーンが多いです。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、迅速な対応が可能になります。また、契約締結後のファイル保管や期限管理も自動化されるため、手間を大幅に削減できます。

費用削減

農水産金融業では、大量の契約書類を取り扱います。電子契約システムを導入することで、印紙税、郵送代、紙代、保管費用などが削減されます。これにより、運営コストを大幅に削減することが可能です。特に農業や漁業の現場では、紙の取り扱いが難しい場合も多いので、デジタル化することで利便性が向上します。

コンプライアンス強化

農水産金融業では、法令遵守が非常に重要です。電子契約システムを導入することで、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。また、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができるため、信頼性の高い運営が可能になります。

テレワーク推進

農水産金融業においてもテレワークの需要は高まっています。特に、災害時や季節労働が関係する業界では、柔軟な働き方が求められます。電子契約システムを導入することで、遠隔地からでも契約業務をスムーズに進めることが可能になります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

農水産金融業に特化した契約書類の中には、電子化に制約がある場合があります。例えば、特定の保険契約や政府補助金関連の書類などです。これらの書類については、法的な制約を確認し、必要に応じて紙の形式で保管することが求められます。

契約の相手方の導入ハードル

農水産金融業の取引相手は、必ずしも最新のデジタル技術に精通しているとは限りません。特に、農家や漁業者などの現場で働く人々にとって、電子契約の理解や導入はハードルが高いことがあります。そのため、導入前には丁寧な説明やサポートが必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

農水産金融業では、取引の信頼性が非常に重要です。そのため、実印レベルの信頼性を持つ当事者型署名を採用することが推奨されます。ただし、導入コストや相手方の手間を考慮し、適切な署名方式を選ぶことが重要です。

2

システム連携から選ぶ

農水産金融業では、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が重要です。これにより、契約前後の一連の業務を効率的に管理することができます。例えば、取引先情報をCRMから自動的に取り込み、契約書を生成するなどの機能が役立ちます。

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