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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 保険代理業においても、契約書や顧客との同意書など多くの書類が発生します。電子契約システムを導入することで、契約手続きの迅速化やペーパーレス化が実現し、業務の効率化が期待できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

保険代理業では、頻繁に契約書や保険申し込み書を取り扱うため、契約の締結や管理が重要です。電子契約システムを利用することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、迅速な対応が可能になります。紙の契約書と異なり、電子契約なら数分で契約が完了するため、顧客対応のスピードも向上します。 また、保険代理業では契約の更新や期限管理が重要です。電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になるため、契約の更新漏れや管理ミスを防ぐことができます。

費用削減

保険代理業においても、電子契約システムによる費用削減の効果は大きいです。例えば、印紙税や郵送代、紙代、保管用のキャビネットなどの費用が削減されます。特に、契約書の保管にかかるコストが大幅に削減され、オフィススペースの有効活用が可能になります。 さらに、業務効率化によって間接的に人件費の削減も見込めます。契約手続きが迅速かつ効率的に行えるため、業務にかかる時間を大幅に短縮でき、スタッフの負担も軽減されます。

コンプライアンス強化

保険代理業においては、顧客情報や契約内容の管理が非常に重要です。電子契約システムを導入することで、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。また、紙の契約書の紛失や劣化、改ざんのリスクも軽減されます。

テレワーク推進

テレワークが普及する中、保険代理業でもリモートでの業務が求められています。電子契約システムを導入することで、契約手続きがオンラインで完結し、オフィスに出社する必要がなくなります。これにより、テレワーク環境での業務がスムーズに進行します。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

保険代理業においても、法律により紙での保存が求められる書類や、電子化にあたって相手方の同意が必要な書類があります。例えば、特定の保険契約書や顧客に対する重要な通知書類などが該当する場合があります。電子化の制約がある書類については、事前に確認し、対応を検討する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が必要です。保険代理業においても、顧客や提携先が電子契約に対応しているか確認し、導入ハードルを考慮する必要があります。相手方に対して電子契約のメリットや導入手順を説明し、理解を得ることが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

保険代理業においても、立会人型署名と当事者型署名の違いを理解し、適切な方式を選ぶことが重要です。契約内容に応じて要否を判断する必要があります。

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システム連携から選ぶ

保険代理業においても、電子契約システムとCRM、SFA、営業管理ソフトなどのシステムとの連携が有効です。これにより、契約業務の一連のプロセスが効率化されます。

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