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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来のアナログ契約業務を電子的に行うためのツールです。証券業界においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることで、改ざん不可能な形で同意の証を残すことができます。証券業では、取引の透明性や迅速な対応が求められるため、電子契約システムの導入は業務効率化やリスク管理の観点から非常に有効です。契約ファイルは電子契約システム上やメールで保管され、業務のペーパーレス化による効率化や費用削減が期待できます。証券業においては、顧客との契約や内部の稟議承認プロセスなど、多岐にわたる用途で利用できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

証券業界では、契約締結の迅速化が重要です。電子契約システムを導入することで、契約条件の交渉から締結までのリードタイムを大幅に短縮できます。従来の紙ベースの契約では数日かかるプロセスが、電子契約では数分で完了します。契約締結後のファイルはシステム上で自動的に保管され、検索や期限管理が容易になります。証券業界特有の多量の契約書を効率的に管理するために、電子契約システムは非常に有効です。

費用削減

証券業においても、印紙税の削減や郵送代、保管費用の削減が期待できます。さらに、業務効率化によって人件費の抑制も見込めます。例えば、契約管理にかかる時間を削減することで、社員がより価値の高い業務に集中できるようになります。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。証券業では法令遵守が非常に重要です。電子契約システムを使えば、契約書の紛失や改ざんを防ぎ、リスク管理が強化されます。

テレワーク推進

2020年以降、証券業界でもテレワークが普及しています。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、リモートワークをスムーズに進めることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

証券業界でも、法律により紙での保存が求められる書類や、電子化に際して相手方の同意が必要な書類があります。例えば、特定の金融商品取引に関する書類などが該当する場合があります。これらの制約を理解した上で、適切に対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が必要です。証券業界では、多くの顧客や取引先との契約が発生しますが、相手方にとっての導入ハードルを考慮し、導入手順やメリットを丁寧に説明することが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

証券業界では、契約内容の重要性に応じて署名方式を選択する必要があります。立会人型署名は手軽に導入でき、当事者型署名は実印レベルの信頼性を提供します。

2

システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することが多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 証券業界では、顧客情報や取引情報を一元管理するための連携が重要です。 ワークフローシステム 社内稟議や契約ファイル送信を自動化し、コンプライアンスを強化します。 電子決済 契約と支払いの同時処理が可能で、未回収リスクを低減します。

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