出版印刷業向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。出版印刷業においても、グループウェアの導入は業務の効率化やコミュニケーション不足解消に役立ちます。例えば、多機能化が進んでいるグループウェアのビジネスチャットやWeb会議機能を活用することで、編集部と印刷部門のリアルタイムな連携が可能となります。また、校正作業や進行管理の透明化も図ることができます。これにより、出版印刷業特有のタイトなスケジュール管理や多人数でのコラボレーションがスムーズに進むでしょう。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、出版印刷業においても全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特に、複数の編集者やデザイナーが関わるプロジェクトでは、リアルタイムでの情報共有が重要です。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
出版印刷業では、原稿管理、デザインデータのやり取り、校正作業など、複数の業務が並行して行われます。グループウェアは、これらの業務のコミュニケーションを円滑にする機能を1つのツールにまとめることで、複数のツールを使い分ける手間が省けます。1つの製品で多くの業務をカバーできるため、データの移行や転記の必要がなくなり、管理者も複数のアカウントを管理する手間が減ります。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。出版印刷業では、未発表の原稿や機密性の高いデザインデータを扱うことが頻繁にあります。製品によっては操作ログなども取得できるため、情報が必要な人にだけ使用できる状態を維持し、不当な変更が行われていないことをシステムで制御できます。これにより、情報セキュリティを強化することが可能です。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。出版印刷業では、校正紙や打ち合わせ資料など多くの紙資料が使われますが、これをデジタル化することで印刷の手間やコストを削減できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。出版印刷業では、特にDTPソフトウェアやプロジェクト管理ツールとの機能重複が考えられます。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。出版印刷業では、特にDTPソフトウェアや校正システムとの連携が重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。出版印刷業では、未発表の原稿や機密性の高いデザインデータを扱うことが多いため、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。出版印刷業では、これに加えて、原稿管理やデザインデータの共有、校正作業の進行管理など特有の業務も重要です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。出版印刷業では、著者やデザイナー、外注業者といった社外関係者とのコラボレーションが頻繁に行われます。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携**: グループウェアとweb会議システムを連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示され、ファイル共有などをスムーズに行えます。出版印刷業では、遠隔地の編集者やデザイナーとの打ち合わせが多いため、web会議システムとの連携の可否を確認しましょう。 **ビジネスチャット連携**: グループウェアとビジネスチャットを連携することで、組織マスタとデータ連携を行い、会議の予定やワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知できます。出版印刷業では、リアルタイムなコミュニケーションが重要ですので、ビジネスチャットとの連携の可否を確認しましょう。 **チャットボット連携**: グループウェアとチャットボットを連携することで、通知の自動化や報告を自動化できます。出版印刷業では、頻繁に発生する質問や問い合わせに対して自動で応答させることで、業務効率を向上させることができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。出版印刷業では、未発表の原稿や機密性の高いデザインデータを扱うため、細かな権限管理が必要です。会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定できる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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