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報告書・日報作成ツールとは？
更新：2024年10月31日
報告書・日報作成ツールとは、業務の進捗や成果を記録・共有するためのツールです。ユーザーがオンラインでアクセスでき、コメント入力機能などによって、チーム間の情報共有がスムーズになります。点検報告書や研究報告書など、報告書の作成全般に対応したツールや、日々の業務報告に特化したツールが展開されています。
報告書・日報作成業務に関する課題
報告書や日報の作成に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える報告書・日報作成業務に関する課題をピックアップして紹介します。
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フォーマットが整備されていない
雛形やフォーマットが定められておらず、何をどのように書けばよいのかに悩み、報告書や日報の作成に時間がかかってしまうことが多いです。また、個人の裁量で書式を決めることになるため、報告内容の品質にばらつきが生じやすい問題があります。
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作成時間が確保できない
日々の業務に追われ、報告書・日報作成のための十分な時間を確保できない企業は多いです。記憶が曖昧になってから作成することも多く、正確性に欠ける内容になってしまうリスクがあります。
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報告内容に過不足が発生する
業務経験が短い場合は、報告すべき内容の優先順位や範囲の判断が難しく、重要事項の報告漏れや、逆に些末な情報まで記載してしまうことがあります。特に突発的な問題が発生した際は、どこまでの経緯を報告すべきか迷いがちになります。
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報告書・日報作成ツールの機能
上記の課題を解決するために、報告書・日報作成ツールにはさまざまな機能が備わっています。ここでは、報告書・日報作成ツールの基本機能と、特定の製品に付属している機能を整理して紹介します。
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報告書・日報作成ツールの基本機能
・テンプレート 用途に適した定型フォーマットを利用できる ・コメント 提出された報告書に、スタンプでのリアクションやコメントの入力ができる ・提出管理 報告書や日報の提出状況を把握できる
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報告書・日報作成ツールに付属する機能
・自動作成 作業完了後に表示される質問やチェック項目へ回答するだけで日報を自動作成できる ・工数管理 日報へ業務内容と稼働時間を登録することで、プロジェクトごとの工数を把握できる ・承認フロー 報告書の提出先や承認者を設定できる ・スマホアプリ スマホから報告書や日報を作成・閲覧できる ・自動催促 報告書や日報の未提出者へ自動で催促通知がされる
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報告書・日報作成ツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、報告書・日報作成ツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
報告書・日報の作成効率が向上する
紙やメール、Wordを利用する場合は、作成者は1から構成を考える必要があり、大きな手間がかかります。報告書・日報作成ツールでは、過去データの引用やテンプレートの利用により、手作業での入力が大幅に削減されるため、報告書や日報を迅速に作成できます。
管理コストを削減できる
報告書・日報作成ツールのテンプレートを利用することで、フォーマットが統一されます。そのため、管理者は特定箇所を読み取るだけで、知りたい内容を即座に把握できます。
社内アクセスの簡便化とセキュリティの担保につながる
クラウド型の報告書・日報作成ツールを活用すると、データとして報告書を保管できるため、報告書の保管とアクセスが容易になります。また、ファイルの紛失リスクも低減します。加えて、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークや出張時にもスムーズに作業できます。アクセス権も細かに設定できるため、機密情報の漏洩の防止にもつながります。
円滑に情報を共有できる
報告書・日報作成ツールを活用し、メンバー間で報告書を共有し合うことで、誰がどのような作業をしているかが可視化されます。コメント機能がある場合は、ツール上で質問を投げかけたり、アドバイスを提案したりすることで、状況を深く把握できたり、取り組みやすい環境を構築できたりします。
報告書・日報作成ツールを導入する際の注意点
報告書・日報作成ツールの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけない注意点もあります。
セキュリティ対策を徹底する
報告書や日報には機密情報が含まれるため、データのセキュリティは重要です。特にクラウド型のツールを導入する場合は、データの暗号化やアクセス制限、セキュリティポリシーなどの適用が大切です。定期的なセキュリティアップデートやバックアップも実施し、社内のセキュリティポリシーに基づく運用ルールを策定しましょう。
グループウェアやSFAと比較する
多くのグループウェアやSFAには、報告書や日報作成機能が備わっています。そのため、報告書・日報作成機能を持つグループウェアやSFAを導入するのか、報告書・日報作成ツールを導入するのかの検討が必要です。コミュニケーションツールを一括で導入したい場合はグループウェア、営業に特化して利用したい場合はSFA、報告書の独自レイアウト作成など細かな要件が定まっている場合は報告書・日報作成ツールを検討するのがよいでしょう。
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報告書・日報作成ツールの料金相場
報告書・日報作成ツールの料金は、機能やユーザー数で異なります。一般的に、1ユーザーあたり月額500?3,000円です。基本機能のみのツールは安価で、高度な分析やカスタマイズ機能を持つツールは高価格になります。無料プランは機能制限があるため、導入時は必要な機能と予算を考慮しましょう。
報告書・日報作成ツールの選び方
報告書や日報作成ツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。選定ポイントを押さえて、自社に最適なツールを導入しましょう。
1
企業規模
ベンダーが想定している企業規模と自社の企業規模が一致しているかを確認しましょう。例えば、大企業向けのツールは多機能ですが、小規模企業には過剰かつ高コストな場合があります。特にツールが設定した利用ユーザー数を超過したり、登録可能なデータ量を超過したりすると、プランやツールそのものを乗り換える必要が出てくるため、将来も見据えて検討する必要があります。
2
業種
業界特有のニーズに対応できるツールを選ぶことが重要です。例えば、現場報告や安全点検が発生する建築業界では、スマホカメラで撮影した写真を簡単にアップロードできるツールが適しています。一方で、IT業界ではプロジェクト単位での進捗報告や工数管理が求められます。
3
使いやすさ
報告書・日報作成ツールは、全従業員が日常的に使用する可能性があるため、使いやすさが非常に重要です。複雑すぎるツールは避け、操作が直感的で、ITに詳しくない人でも簡単に操作できるツールを選びましょう。導入前に無料トライアルやデモを活用し、実際の業務フローに適しているかを確認するのがおすすめです。
4
テンプレートの柔軟性
研究報告書や日報、点検報告など、さまざまな形式の報告書を作成したい場合は、用途に合わせた複数のテンプレートが設定できるツールや、テンプレートのカスタマイズが可能なツールがおすすめです。テンプレートの柔軟性が高ければ、異なる部署やプロジェクト間に一括導入することも可能です。
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承認フロー
組織内の情報の正確性と信頼性を高めるために、作成された報告書や日報が適切に承認されるためのプロセスをサポートしているツールを選びましょう。
6
未提出者の管理
未提出者を自動で洗い出し、リマインダーを送信できるツールを導入すると、報告書や日報の提出漏れを防げます。管理者が1件ずつ確認する必要もなくなり、無駄な時間を減らせます。
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スマホアプリ
スマホアプリが提供されている場合は、外出先でも簡単に報告書や日報を作成・提出できます。営業や建設などの現場での稼働が多い職種にとっては非常に便利です。
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報告書・日報作成ツール選びに迷った場合は？
報告書・日報作成ツールを導入することで、報告書や日報の作成効率が向上し、管理コストを削減できます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、報告書・日報作成ツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な報告書・日報作成ツールを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。