船舶貸渡業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 船舶貸渡業においても、船舶の貸渡契約や保守・管理契約など、多くの契約書類が発生します。電子契約システムを導入することで、これらの契約書類を効率的に管理し、業務のスピードと透明性を向上させることが可能です。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。船舶貸渡業においても、契約条件の交渉から締結までのプロセスを迅速に行うことが求められます。電子契約システムを利用することで、紙媒体での契約に比べ、契約締結が迅速に行えるため、顧客対応もスムーズになります。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。船舶の定期的な保守契約やリース契約の更新管理も容易になります。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。 船舶貸渡業においても、契約書の郵送代や保管にまつわる費用など、紙を扱うことによるコストが削減されます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、契約書保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。 また、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。船舶運営に関わるスタッフの業務負担が軽減されるため、効率的な業務運営が可能となります。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。船舶貸渡業においても、契約内容の透明性が高まり、債務履行の確実性が向上します。また、紙で起こり得る契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。
テレワーク推進
以前は、電子契約システムの利点として挙げられたのは主に上の3点でしたが、2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。船舶貸渡業においても、ハンコを押すためや紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。船舶貸渡業においても、特定の業界や事業形態に関わる書類については電子化の制約がある場合があります。例えば、保守契約やリース契約など、特定の契約書類には注意が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。船舶貸渡業の顧客や取引先が電子契約に馴染んでいない場合、説明やサポートが必要です。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも電子契約システムに備え付けられた案内だけでは理解が足りない場合があります。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。船舶貸渡業においても、締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。船舶貸渡業においても、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。船舶貸渡業においても、契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。
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