沿海運輸業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 沿海運輸業においても、電子契約システムの導入は大きな利点となります。特に、船舶の運行管理や物流の効率化に寄与し、ペーパーレスで契約業務を迅速に行うことができます。これにより、沿海運輸業者は契約締結のリードタイムを短縮し、業務全体の効率を向上させることができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 沿海運輸業では、契約の迅速性が物流の効率向上に直結します。船舶運行のスケジュール管理や港湾利用の契約も電子化することで、リードタイムを大幅に短縮し、無駄な時間を削減できます。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。 沿海運輸業では、契約が多岐にわたるため、印紙税や郵送代、保管費用の削減は大きなメリットとなります。特に、船舶の運行や荷役作業に関わる契約書類の保管コストが削減されます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。 沿海運輸業においても、契約管理の透明性が向上し、コンプライアンスの強化が期待できます。特に、国際的な輸送契約や港湾利用契約において、トレーサビリティが確保されることは重要です。
テレワーク推進
以前は、電子契約システムの利点として挙げられたのは主に上の3点でしたが、2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。 沿海運輸業者も、船舶運行管理者やバックオフィスのスタッフがリモートワークを行う際に、電子契約システムが役立ちます。これにより、地理的な制約を超えた効率的な業務遂行が可能となります。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。前者の多くは、不動産や訪問販売、電話勧誘販売など、特定の業界や事業形態に関わるものです。後者の多くは、対下請会社や対従業員、対派遣労働者など、ほとんどの会社に関わる一般的なものです。電子化の制約がある書類の一例は以下の通りです。 沿海運輸業では、特定の契約書類が電子化に制約を受けることがあります。例えば、船舶のリース契約や労働条件通知書などです。これらの書類は、法的要件を確認し、電子化が可能かどうかを慎重に判断する必要があります。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。電子契約の概念や導入手順などを説明するため、相手方になりうる会社をリアルに集めて説明会を開催するケースもあります。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも電子契約システムに備え付けられた案内だけでは理解が足りない場合があります。その場合は、利用者自身が営業プロセスに電子契約の説明を挟んだり、説明資料を用意するなど独自の工夫が求められます。 沿海運輸業の多くの取引先が中小企業である場合、電子契約システムの導入が難しいことがあります。取引先の導入ハードルを低くするために、立会人型署名を選ぶことや、シンプルで分かりやすい導入手順を提供することが重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。 沿海運輸業では、取引の規模や内容に応じて適切な署名方式を選定することが重要です。特に重要な契約には当事者型署名を用いることで、信頼性を高めることができます。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。 沿海運輸業では、顧客管理や受発注管理と連携することで、業務全体の効率を向上させることができます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 沿海運輸業では、社内の稟議プロセスを電子化し、契約の効率的な管理を実現することが可能です。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。 沿海運輸業では、契約締結と同時に支払いを完了させることで、キャッシュフローの改善が期待できます。
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