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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。運輸施設提供業においては、契約業務の効率化とコスト削減が特に重要です。例えば、運輸施設の貸出契約やメンテナンス契約など、様々な契約に対して電子署名を加えることで、契約の改ざんが防止され、本人性が担保されます。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管され、これにより契約業務のペーパーレス化が進みます。運輸施設提供業では、受発注や社内稟議などの広範な用途で電子契約システムを活用することができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

運輸施設提供業においては、契約締結のスピードがビジネスの効率に直結します。例えば、施設のレンタル契約やメンテナンス契約などが迅速に行われることで、業務の円滑な進行が可能になります。紙の契約書を交わす場合、契約締結自体に数日を要しますが、電子契約なら数分で済ますことができます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、契約書を倉庫から探し出す手間も省けます。

費用削減

運輸施設提供業においても、電子契約による費用削減のメリットは大きいです。例えば、印紙税の免除や郵送代、紙代、保管コストの削減が挙げられます。さらに、業務効率化による間接的な人件費の削減も期待できます。運輸施設の契約管理において多くの書類が発生するため、これらのコスト削減効果は非常に大きいです。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約管理が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。特に運輸施設提供業では、多数の契約が存在するため、これらの管理がしっかりと行われることが重要です。また、紙の契約書の紛失や改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

運輸施設提供業においても、テレワークの導入が進んでいます。電子契約システムを導入することで、契約書の確認やハンコのために出社する必要がなくなり、テレワークが円滑に進みます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

運輸施設提供業においても、法律によって紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などが挙げられます。運輸施設の運営においては、これらの制約をしっかりと理解し、対応する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は相手方の同意があってのものです。運輸施設提供業においては、多くの取引先や顧客が存在するため、相手方の導入ハードルを考慮する必要があります。特に、当事者型署名の場合は、相手方も電子証明書を取得する必要があり、その費用や手間を説明する必要があります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

運輸施設提供業においては、契約内容に応じて立会人型署名か当事者型署名のどちらを使用するかを判断する必要があります。立会人型署名は手軽に導入できますが、重要な契約には実印レベルの当事者型署名が適しています。

2

システム連携から選ぶ

運輸施設提供業の業務効率化を図るためには、CRMやワークフローシステム、電子決済などとのシステム連携が有効です。これにより、契約前後の業務がスムーズに進行します。

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