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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。運輸サービス業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を改ざん不可能な形で残します。運輸サービス業では、輸送契約や荷主との契約、サプライチェーンの各段階での契約など、多岐にわたる契約が存在します。これらの契約を電子化することで、業務効率化や費用削減が期待できます。また、契約ファイルは電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されるため、ペーパーレス化によるメリットも享受できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

運輸サービス業では、契約締結の迅速化が重要です。例えば、輸送契約やサプライチェーン管理において、契約条件の交渉から締結までのリードタイムが短縮されることは、業務のスムーズな進行に直結します。電子契約システムを使用すると、紙でのやり取りに比べて契約締結が数分で完了し、契約ファイルの保管や検索も自動化されます。これにより、契約書の保管場所や過去の契約書の検索にかかる時間と工数が大幅に削減されます。

費用削減

運輸サービス業では、多くの契約が印紙税の対象となりますが、電子契約の導入によりこれらの費用が削減されます。また、郵送代や紙代、保管用のキャビネットや倉庫の費用も削減できます。さらに、業務効率化による人件費削減効果も見込まれます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、運輸サービス業における契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。これにより、債務履行の確実性が高まり、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

運輸サービス業でもテレワークの推進が求められる中、電子契約システムの導入は大きな利点となります。ハンコを押すためや紙の契約書を確認するために出社する必要がなくなり、リモートワークが円滑に進行します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

運輸サービス業においても、法律により紙での保存が求められる書類があります。例えば、不動産契約や一部の訪問販売に関する書類などが該当します。また、契約相手方の同意が必要な場合もあるため、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約相手方の同意が必要です。運輸サービス業の取引先が電子契約に対して理解を示さない場合は、導入が難航することがあります。相手方に対して電子契約のメリットや導入手順を丁寧に説明し、導入ハードルを下げる努力が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

運輸サービス業における契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらを選ぶかを判断する必要があります。

2

システム連携から選ぶ

CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済など、運輸サービス業の業務に関連するシステムとの連携が重要です。

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