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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 旅行業においても、電子契約システムは特に重要な役割を果たします。旅行の企画、販売、手配などの各プロセスで多くの契約が発生しますが、これらを電子化することで効率化が図れます。また、旅行業界特有の法令遵守や顧客との契約の透明性を高めることも可能です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。旅行業では、ツアーの企画から予約、手配までのプロセスが迅速に行われることが求められます。電子契約により、契約締結自体に数分で済み、顧客とのやり取りがスムーズに進みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。旅行業では、多数の契約書類が発生するため、これらを効率的に管理することが業務の円滑化に寄与します。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。旅行業では、多くの契約書類が発生し、それらに印紙税がかかる場合もあります。電子契約によりこれらの費用を削減できます。 次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。旅行業では、国内外のパートナー企業とのやり取りが多く、郵送代や保管費用が大きくなることがあります。これらを電子契約により削減できます。 最後に可視化しにくいものですが、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。旅行業では、顧客との契約内容がきちんと保持されることが重要であり、電子契約システムがそれをサポートします。

テレワーク推進

以前は、電子契約システムの利点として挙げられたのは主に上の3点でしたが、2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。旅行業でも、特に国際的な取引が多い場合、リモートでの契約が求められます。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。前者の多くは、不動産や訪問販売、電話勧誘販売など、特定の業界や事業形態に関わるものです。後者の多くは、対下請会社や対従業員、対派遣労働者など、ほとんどの会社に関わる一般的なものです。旅行業でも、特定の契約書類については電子化の制約がある場合があるため、確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。旅行業では、パートナー企業や顧客が多岐にわたるため、導入前の説明やサポートが重要です。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも電子契約システムに備え付けられた案内だけでは理解が足りない場合があります。その場合は、利用者自身が営業プロセスに電子契約の説明を挟んだり、説明資料を用意するなど独自の工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」(=立会人)であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。旅行業では、契約の重要性に応じて適切な署名方法を選択することが重要です。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。旅行業においても、顧客管理と契約管理を一元化することで業務効率が向上します。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。旅行業でも、社内での承認プロセスを効率化するためにワークフローシステムとの連携が有効です。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。旅行業では、特にオンラインでの予約・決済が増えているため、電子決済との連携が重要です。

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