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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。特に特定旅客自動車運送業においては、乗務員との雇用契約や委託契約、保険契約など多岐にわたる契約書の管理が求められるため、電子契約システムの導入は非常に効果的です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

特定旅客自動車運送業において、契約の締結や運転手との契約更新は頻繁に行われます。電子契約システムを利用すると、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、業務効率が向上します。紙の契約書を郵送したり、押印する手間が省け、契約締結自体が数分で完了します。また、契約締結後の契約ファイルは電子契約システム上で自動的に保管され、検索や契約期限管理が容易になります。特定旅客自動車運送業では、法令遵守のためにも契約書の適切な管理が求められるため、電子契約システムは非常に有用です。

費用削減

印紙税や郵送代、紙代、保管費用など、紙を使用することによる直接的な費用が削減されます。特定旅客自動車運送業では、多数の契約書が発生するため、これらの費用削減効果は大きいです。また、業務効率化により人件費の抑制も期待できます。

コンプライアンス強化

特定旅客自動車運送業では、法令遵守が厳しく求められます。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことで、コンプライアンスの強化が図れます。

テレワーク推進

特定旅客自動車運送業においても、テレワークの導入が進んでいます。電子契約システムを利用することで、ハンコを押すために出社する手間が省け、テレワークの推進が容易になります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

特定旅客自動車運送業においても、法律により紙での保存が義務付けられている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とする書類があります。これらの制約を確認し、適切に対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約システムの利用には、契約の相手方の同意が必要です。特定旅客自動車運送業では、運転手や取引先との契約が多いため、相手方にとっての導入ハードルを低くする工夫が求められます。例えば、説明会を開催したり、利用者に対して電子契約システムの操作方法を丁寧に説明することが有効です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

特定旅客自動車運送業では、契約内容や相手方に応じて、立会人型署名か当事者型署名を選ぶ必要があります。大企業との契約では当事者型署名を、中小企業や個人との契約では立会人型署名を選ぶことが一般的です。

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システム連携から選ぶ

特定旅客自動車運送業では、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が有効です。これにより、業務の一連の流れを自動化し、効率化を図ることができます。

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