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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、契約業務を電子的に行うためのツールです。一般貨物自動車運送業においても、運送契約や業務委託契約、取引契約など、様々な契約業務を効率化するために活用できます。電子署名によって「誰が同意したか」を改ざん不可能な形で記録し、契約の信頼性を高めます。契約締結後はシステム上やメールで保管され、業務効率化や費用削減などのメリットがあります。特に、運送業では受発注契約や社内稟議の電子化によって、業務の迅速化と正確性が求められます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

一般貨物自動車運送業において、契約締結のリードタイムが無くなることは非常に重要です。運送契約や運賃契約など、多くの契約が迅速に締結されることで、業務のスピードアップと効率化が図れます。また、契約ファイルが自動的にシステム上で保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、紙の契約書を保管するための倉庫スペースや管理の手間も削減できます。

費用削減

運送業界では、契約書や運送指示書など多くの書類を扱います。電子契約システムを導入することで、印紙税の節約や郵送代、紙代、保管コストの削減が期待できます。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も可能です。特に、大量の契約書類を扱う運送業では、この効果が顕著に現れます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。運送業では、契約書の紛失や改ざんが重大な問題となり得るため、システムによる管理は非常に有効です。

テレワーク推進

運送業においても、事務作業をテレワークで行う機会が増えています。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、テレワークがスムーズに進行できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

運送業においても、特定の書類は紙での保管が法律で定められている場合があります。特に、運送業界特有の契約書や取引書類については、電子化の可否を確認する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

運送業では多くの取引先と契約を結びますが、電子契約の導入には相手方の同意が必要です。取引先が電子契約システムを利用していない場合、導入のハードルが高くなることがあります。そのため、取引先への説明やサポートが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

運送業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名を使い分けることが求められます。重要な契約には当事者型署名を、一般的な契約には立会人型署名を使用することで、契約の信頼性を確保できます。

2

システム連携から選ぶ

運送業では、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が重要です。これにより、契約前後の業務を一元管理し、業務効率化を図ることができます。

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