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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。特定貨物自動車運送業においても、運送契約や業務委託契約などを電子的に行うことで、効率化が可能です。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。特定貨物自動車運送業においては、運送契約書や配送依頼書、受領書などの管理が重要であり、これを電子化することで大幅な業務改善が期待できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

特定貨物自動車運送業において、契約締結のリードタイムが無くなることは大きなメリットです。運送契約や配送依頼書の締結が迅速に行えるため、業務のスピードが向上します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約書の管理コストが削減され、過去の契約書を簡単に検索・参照することができます。

費用削減

特定貨物自動車運送業では、郵送代や保管にまつわる費用が大きな負担となります。電子契約によりこれらの費用を削減できるのは大きなメリットです。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。さらに、業務効率化によって人件費の抑制も見込むことができます。

コンプライアンス強化

特定貨物自動車運送業においては、運送契約の履行や配送ミスの防止が重要です。電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

特定貨物自動車運送業でもテレワークの需要が高まっています。電子契約システムの導入により、ハンコを押すためだけに出社する必要が無くなり、テレワークが推進されます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

特定貨物自動車運送業においても、電子化に制約がある書類が存在します。例えば、運送契約や配送依頼書などの一部は法律により紙での保存が求められる場合があります。また、契約の相手方の同意が必要な場合もあります。

契約の相手方の導入ハードル

特定貨物自動車運送業において、契約の相手方が電子契約に対応しているか確認する必要があります。相手方が電子契約に不慣れな場合、導入説明会やサポートが必要となる場合があります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

特定貨物自動車運送業においては、契約の重要性に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらを選ぶか検討する必要があります。例えば、高価な運送契約や長期間の業務委託契約には当事者型署名が適している場合があります。

2

システム連携から選ぶ

特定貨物自動車運送業においては、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が業務効率化に大いに役立ちます。例えば、CRMの顧客情報から自動的に契約ファイルを作成し、管理することができます。

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