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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 靴・履物小売業においても、様々な契約業務が存在します。例えば、仕入れ業者との契約、店舗賃貸契約、従業員の雇用契約などが挙げられます。これらの業務を電子契約システムで管理することで、業務効率化が図れるだけでなく、業務の透明性も向上します。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

靴・履物小売業において、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きな利点です。例えば、新商品を迅速に仕入れるためや、セール時期の在庫管理を効率的に行うために、契約業務が迅速に行えることが求められます。電子契約なら数分で済むので、スピーディな業務運営が可能となります。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約更新のタイミングを逃さず、必要な時に素早く契約内容を確認することができます。

費用削減

靴・履物小売業では、郵送代や保管費用の削減も重要です。大量の紙を使うことが多い業務では、電子契約システムの導入により、郵送代や紙代、保管用のキャビネットや倉庫費用を大幅に削減できます。また、業務効率化によって人件費の抑制も見込めます。

コンプライアンス強化

靴・履物小売業でも、契約内容の可視化や業務の抜け漏れ防止が重要です。電子契約システムにより、契約書の紛失や改ざんを防ぎ、法務リスクを低減することができます。

テレワーク推進

電子契約システムを利用することで、テレワーク下でも契約業務を円滑に行えます。これにより、出社を必要とせず、柔軟な働き方が可能となります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

靴・履物小売業でも、特定の契約書や書類において電子化に制約がある場合があります。例えば、賃貸契約書や労働条件通知書など、法的に紙での保存が求められる書類があるため、注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

取引先や仕入れ業者が電子契約システムを導入していない場合、その導入を促す必要があります。特に中小規模の業者の場合、電子契約への理解が不足していることが多いため、説明やサポートが求められます。

able

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約の内容や重要性に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選択することが必要です。

2

システム連携から選ぶ

CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済など、他のシステムとの連携も考慮することで、より効率的な業務運営が可能となります。

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