医薬品・化粧品卸売業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。医薬品・化粧品卸売業においても、電子契約システムは重要な役割を果たします。この業界は、多数のサプライヤーや顧客との契約が必要であり、契約の迅速化と正確性が求められます。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。\r \r
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
\r 医薬品・化粧品卸売業において、契約締結のスピードは非常に重要です。新製品の導入や季節商品など、迅速な対応が求められる場面が多いからです。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが無くなり、紙の契約書をプリントアウト、製本、押印、郵送する手間が省けます。これにより、契約締結自体が数分で済むため、即座にビジネスを進めることが可能です。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。大量の契約書を効率的に管理できるため、業務効率が大幅に向上します。\r \r
費用削減
\r 医薬品・化粧品卸売業では、膨大な数の契約が発生するため、紙ベースの契約管理は非常にコストがかかります。電子契約システムを導入することで、印紙税、郵送代、紙代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが削減できます。また、業務効率化によって人件費の抑制も期待でき、全体的なコスト削減につながります。\r \r
コンプライアンス強化
\r 医薬品・化粧品卸売業では、品質管理や法規制の遵守が非常に重要です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少し、コンプライアンスが強化されます。また、紙の契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、法的リスクも低減します。\r \r
テレワーク推進
\r テレワークが普及する中で、医薬品化粧品卸売業においても、社員がリモートで業務を行う場面が増えています。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、テレワーク環境でもスムーズに契約業務を進めることができます。\r \r
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
\r 法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。医薬品・化粧品卸売業においても、特定の契約書類には注意が必要です。例えば、労働条件通知書や下請会社に対する受発注書面などは、相手方の同意が必要です。電子化が難しい書類については、事前に確認しておくことが重要です。\r \r
契約の相手方の導入ハードル
\r 電子契約は契約の相手方の同意が必要です。医薬品・化粧品卸売業では、多くのサプライヤーや顧客と契約を結ぶため、相手方が電子契約に対応できるかを確認することが重要です。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。相手方に対して電子契約のメリットや導入手順を説明するための資料を用意し、理解を促すことが求められます。\r \r
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
\r 立会人型署名は、電子契約システムの提供者が電子証明書の名義となる方式であり、認印レベルの電子署名です。当事者型署名は、契約当事者の双方が電子証明書の名義となる方式で、実印レベルの電子署名です。契約内容に応じて適切な方式を選びましょう。\r \r
2
システム連携から選ぶ
\r 医薬品・化粧品卸売業において、以下のシステムとの連携が有効です。\r \r CRM、SFA、営業管理ソフト\r 契約前後の業務を管理するシステムとの連携が有効です。\r \r ワークフローシステム\r 社内稟議と契約ファイル送信を自動化することで、コンプライアンスを守ることができます。\r \r 電子決済\r 契約と支払いを同時に行うことで、未回収リスクを低減できます。\r \r
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