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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。野菜・果実小売業においても、仕入れ契約や販売契約を電子化することができます。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。電子契約の導入により、野菜・果実小売業では紙の書類を減らし、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「仕入れ契約」や「販売契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

野菜・果実小売業において、契約締結のリードタイムが無くなることは大きなメリットです。新鮮な商品を迅速に仕入れ、販売する必要があるため、契約プロセスが速くなることで業務全体のスピードが向上します。紙の契約では数日かかるところが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。野菜・果実小売業では、仕入れ先や販売先との契約が多岐にわたるため、これにより契約内容の把握や期限管理が容易になります。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減が挙げられます。野菜・果実小売業でも、契約書類にかかる紙代や郵送代、保管費用などが削減できます。また、業務効率化により、契約管理にかかる人件費も削減することができます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。野菜・果実小売業では、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、信頼性が向上します。

テレワーク推進

野菜果実小売業でも、テレワークが可能な業務が増えてきています。契約書の内容を確認するためだけに出社する必要がなくなり、業務の柔軟性が向上します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

野菜・果実小売業でも、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって相手方の同意が必要な書類があります。具体的には、受発注書類や労働条件通知書などが該当します。これらの書類の電子化の可否を事前に確認することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

契約の相手方が電子契約に対応していない場合、導入が難しいことがあります。野菜・果実小売業では、取引先が多岐にわたるため、相手方の理解を得るための説明やサポートが必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は電子契約システムの提供者が署名する形式であり、導入が比較的容易です。当事者型署名は契約当事者が署名する形式であり、より高い信頼性が求められる場合に適しています。野菜・果実小売業の契約内容に応じて選択します。

2

システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することが多い製品カテゴリとして、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などが挙げられます。野菜・果実小売業では、これらのシステムと連携することで、業務全体の効率化が図れます。

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