呉服・服地・寝具小売業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「呉服・服地・寝具小売業」では、業務委託契約や仕入れ契約、顧客との販売契約など、幅広い用途で利用可能です。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
呉服・服地・寝具小売業においても、契約締結のリードタイムが無くなることは大きなメリットです。例えば、新たな仕入れ契約や顧客との販売契約を迅速に進めることが可能になります。通常、契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送などの手間がかかります。電子契約なら、これらの手間を省略し、数分で契約を締結できます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。例えば、仕入れ契約の期限管理や過去の取引履歴の検索が迅速に行えます。また、電子契約システムのタイプによっては、契約ファイル作成や条件交渉を自動化する機能もあります。大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化し、条件交渉の履歴を体系的に残すことが可能です。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減が挙げられます。特に呉服・服地・寝具小売業では、仕入れ契約や販売契約に印紙税が発生する場合があります。また、郵送代や保管にまつわる費用も削減できます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が挙げられます。さらに、業務効率化によって間接的に人件費を抑制することも可能です。これにより、販売スタッフや管理スタッフの負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を整えられます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。例えば、呉服・服地・寝具小売業においても、仕入れ契約や販売契約の履行状況を容易に確認できます。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。
テレワーク推進
2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが問題視されるようになりました。呉服服地寝具小売業でも、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、リモートでの業務が円滑に進みます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。特に呉服・服地・寝具小売業においては、特定の商品取引に関する書類などが該当する場合があります。以下に一例を挙げます。 紙にすることが定められている書類 ・訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における交付書面（特定商品取引法4条ほか） 電子化にあたって契約の相手方の同意や希望が必要な書類 ・下請会社に対する受発注書面（下請法3条2項）
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が必要です。相手方にとっての導入ハードルを考慮する必要があります。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。呉服・服地・寝具小売業では、多くの取引先がある場合、相手方への説明や導入支援が必要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。立会人型署名は、電子契約システムの提供者が名義となる認印レベルの電子署名です。一方、当事者型署名は契約当事者の双方が名義となる実印レベルの電子署名です。締結する契約内容に応じて選択する必要があります。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は営業活動から始まり、受注、納品、支払いという一連の業務の一工程として行われます。CRMなど契約前後の業務を管理する製品との連携が有効です。 ワークフローシステム 契約に関する社内稟議と契約の相手方に対する契約ファイル送信を自動化できます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、未回収リスクを低減できます。
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