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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。婦人・子供服小売業においては、発注書や納品書、取引先との契約書など、多くの書類が日常的に扱われます。これらの書類を電子署名により電子化することで、同意の証を確実に残し、業務効率を大幅に向上させることができます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。これにより、業務のペーパーレス化が進み、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。婦人・子供服小売業では、特に受発注や在庫管理、社内稟議などの業務において広く活用できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

婦人・子供服小売業においては、季節ごとの新作の発注やセールの準備など、迅速な契約締結が求められる場面が多くあります。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムを大幅に短縮でき、商品の発注から納品までのプロセスがスムーズになります。契約締結後の契約ファイルは電子契約システム上で自動的に保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、過去の契約書を探す手間や倉庫スペースの節約が可能となります。

費用削減

婦人・子供服小売業では、契約に伴う郵送代や保管費用などのコストが積み重なることがあります。電子契約システムを利用することで、印紙税の削減や郵送代、紙代、保管用キャビネットや倉庫の費用を削減できます。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も見込めます。特に、シーズンごとに大量の契約を扱う場合、その効果は非常に大きくなります。

コンプライアンス強化

婦人・子供服小売業においても、取引先との契約内容や業務プロセスの可視化が重要です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

婦人子供服小売業でも、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、効率的な業務運営が可能となります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

婦人・子供服小売業でも、特定の書類は法律により紙での保存が求められる場合があります。また、契約の相手方の同意が必要な書類もあります。これらの制約を理解し、適切に対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

婦人・子供服小売業の取引先が電子契約に不慣れな場合、導入ハードルを考慮する必要があります。相手方にも電子契約のメリットを説明し、スムーズな導入を促す工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

婦人・子供服小売業での取引内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。例えば、重要な契約には実印レベルの当事者型署名が望ましい場合があります。

2

システム連携から選ぶ

婦人・子供服小売業では、CRMや在庫管理システムとの連携が重要です。電子契約システムとこれらのシステムを連携させることで、契約前後の業務を効率化できます。

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