家具・建具・什器等卸売業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。家具・建具・什器等卸売業では、取引先との契約が頻繁に発生し、それぞれの契約書を紙で管理すると手間がかかります。電子契約システムを導入することで、契約ファイルに対して電子署名を加え、改ざん不可能な形で同意の証を残すことができます。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されるため、ペーパーレス化による業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。また、電子契約システムは、受発注や社内稟議など、広く同意の証を残す用途で使うことができます。家具・建具・什器等卸売業においても、取引先との契約や社内手続きの効率化に寄与します。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
家具・建具・什器等卸売業において、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。家具・建具・什器等卸売業では、多くの契約書を効率的に管理し、過去の契約書を簡単に検索できることが重要です。また、電子契約システムのタイプによっては、契約ファイル作成や条件交渉を対象としたものもあります。大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化したり、条件交渉の履歴を体系的に残すことが可能になります。
費用削減
家具・建具・什器等卸売業においても、電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減が挙げられます。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。最後に可視化しにくいものですが、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。家具・建具・什器等卸売業でも、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。
テレワーク推進
家具建具什器等卸売業でも、テレワークの普及に伴い、ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
家具・建具・什器等卸売業でも、法律により紙にすることが定められている書類があります。たとえば、特定の業界や事業形態に関わる書類が該当します。電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類もあります。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が必要です。家具・建具・什器等卸売業の取引先が電子証明書を取得するための費用や手間を考慮する必要があります。相手方に対する説明が重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
契約内容に応じて、立会人型署名か当事者型署名を選ぶ必要があります。
2
システム連携から選ぶ
家具・建具・什器等卸売業において、CRMやワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が有効です。
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