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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。一般飲食店においても、このようなツールは業務効率化やコミュニケーション不足の解消に大いに役立ちます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、近年では多機能化が進んでいます。例えば、ビジネスチャットやWeb会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能も備えており、飲食店の運営に必要な様々な業務をサポートすることができます。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

一般飲食店では、グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、メニュー変更やプロモーション情報、シフト表などの全店舗に向けた広報事項の送信や共有が容易になります。店舗ごとに送信対象を一括で選択でき、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

飲食店の業務は多岐にわたり、メニュー開発、在庫管理、シフト管理などが含まれます。グループウェアは、これらの業務に必要なコミュニケーションを1つのツールにまとめることができ、複数のツールを使い分ける必要がなくなります。管理者も複数のアカウントを管理する手間が減り、ワークスペースが一元化されるメリットがあります。

情報セキュリティの強化

一般飲食店でも、従業員の個人情報や店舗運営に関する機密情報を扱うことがあります。グループウェアには、情報の編集権限や閲覧権限を個別に設定できる製品があり、不当な変更や漏洩を防ぐためのシステム制御が可能です。これにより、情報セキュリティを強化できます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

飲食店では、紙ベースの資料(例えば、新メニューのレシピやプロモーション資料)の配布が多いですが、グループウェアによるファイル共有機能を利用すれば、これらをデジタル化し、ペーパーレス化を進めることができます。印刷の手間やコストを削減できる点も魅力です。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには複数の機能が含まれており、既存のツールと機能が重複する可能性があります。例えば、シフト管理や在庫管理のツールと機能が重複する場合です。二重管理やワークスペースの分散を避けるため、既存ツールとの機能の重複がないか確認し、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

飲食店では、POSシステムや予約管理システムなど、他のシステムとの連携が重要です。グループウェアを導入する際には、これらのシステムと連携できるかを確認しましょう。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、店舗運営に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。データセンターの所在地やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャットなど多岐にわたります。飲食店で必要な機能(例えばシフト管理や在庫管理など)を事前に整理し、それをカバーできる製品を選定しましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

一般飲食店でも、食材供給業者や外部イベントパートナーなど、社外関係者との情報共有が重要です。グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。共有内容も製品ごとで異なるため、共有内容も加味して比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携**: グループウェアとweb会議システムを連携することで、遠隔地の店舗間での会議や研修をスムーズに行えます。カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。 **ビジネスチャット連携**: グループウェアとビジネスチャットを連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携が可能です。会議の予定やワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知できます。 **チャットボット連携**: グループウェアとチャットボットを連携することで、通知の自動化や報告の自動化が可能です。例えば、従業員のシフト確認や在庫状況の問い合わせに対して自動応答することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を一つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。会社、部署、役職、個人単位など、権限の細かさが異なります。飲食店の規模や運営スタイルに応じて、必要な権限管理の細かさを整理し、要件を満たした製品を選択しましょう

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