すし店向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。すし店においても、これらの機能が非常に有用です。例えば、スタッフのシフト管理や予約状況の共有、仕入れ先との連絡など、多岐にわたる業務を一元化することができます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、すし店の運営にも適しています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、すし店の全スタッフに向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。例えば、日替わりメニューや新しいレシピの共有、衛生管理のガイドラインなどを迅速に伝えることができます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、すし店の運営に必要な多くのツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。1つの製品で多くの必要なコミュニケーションツールを揃えることができます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。例えば、経営者や店長のみがアクセスできる財務情報や、特定のスタッフのみが閲覧できる仕入れ情報など、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。例えば、メニューの更新やシフト表の変更など、紙で配布する必要がなくなり、スタッフ全員が常に最新の情報を確認することができます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。すし店では、POSシステムや予約管理システムなど、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。これにより、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れを防ぎます。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。例えば、POSシステムと連携して売上データを自動で共有したり、予約管理システムと連携して予約状況をリアルタイムで確認するなど、システム連携がスムーズに行えることが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、すし店の運営に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。すし店で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。例えば、シフト管理や予約管理、在庫管理など、すし店特有の業務に対応できる機能を重視することが大切です。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。すし店では、仕入れ先や取引先との情報共有が重要です。例えば、仕入れ先と連携して新鮮な魚の入荷情報を共有したり、取引先との契約書や請求書のやり取りをスムーズに行うことができます。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なるため、共有内容を加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 ・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。例えば、仕入れ先との打ち合わせやスタッフのミーティングをオンラインで行う際に便利です。 ・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。すし店のスタッフ間での迅速なコミュニケーションが可能になります。 ・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。例えば、新しいスタッフ向けのトレーニング資料の問い合わせ対応などに有効です。
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権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、すし店の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。すし店の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。例えば、経営者や店長のみがアクセスできる情報や、特定のスタッフが担当する業務の情報など、適切な権限設定が求められます
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