食堂・レストラン向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。食堂やレストランなどの飲食業界においても、スタッフのシフト管理、メニューの更新、在庫管理、予約システムなど、業務の効率化やコミュニケーション不足解消に役立ちます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、これらが一元化されていることで、業務がスムーズになります。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能も備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全店舗に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。例えば、新メニューの情報やプロモーションの詳細を各店舗に迅速に伝えることができます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。食堂やレストランの運営に必要な予約管理、メニュー更新、スタッフのシフト管理などの機能を一元化することで、管理が容易になります。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。例えば、メニューの価格変更や在庫情報は特定の管理者のみが編集可能とするなど、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できます。これにより、情報セキュリティを強化することができます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。メニューやプロモーション資料、スタッフのマニュアルなどをデジタル化することで、印刷の手間やコストを削減できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。例えば、既に予約管理システムや在庫管理システムを導入している場合、それらの機能と重複する可能性があります。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。例えば、POSシステムや予約管理システムとの連携が必要な場合、それらのシステムとスムーズに連携できるかを確認することが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。食堂やレストランにおいては、特にシフト管理、メニュー更新、予約管理などの機能が重要です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。例えば、食材供給業者やイベント主催者と情報を共有する場合などです。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。例えば、スタッフとの定例ミーティングや業者との打ち合わせなどで便利です。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。例えば、緊急のメニュー変更や在庫不足の連絡など、迅速なコミュニケーションが必要な場面で有効です。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。例えば、定期的な在庫確認やシフトのリマインダーなどを自動化することで、管理者の負担を軽減できます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。例えば、経営層のみがアクセスできる売上データや、シェフのみが編集可能なメニュー情報など。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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