旅館向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、旅館業務におけるスケジュールや予約管理、スタッフ間のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。旅館の運営においても、これらの機能が業務を円滑に進めるために不可欠です。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全旅館スタッフに向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。例えば、予約状況の変更やお客様からの特別なリクエストがあった場合にも、チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、旅館業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。例えば、予約管理、清掃スケジュール、スタッフのシフト管理などが1つのシステムで一元管理できるため、多くの旅館で必要なコミュニケーションツールを揃えることができます。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。例えば、お客様の個人情報や予約情報を必要なスタッフだけが閲覧・編集できるようにすることで、情報セキュリティを強化することができます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、特に環境に配慮した旅館運営を目指す場合には大きなメリットとなります。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。例えば、既存の予約管理システムとグループウェアの機能が重複する場合、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に旅館業務では、予約サイトや決済システムとの連携が重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、旅館運営に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりのグループウェアをチェック
グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。旅館業務に必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。例えば、予約管理や顧客対応、スタッフのシフト管理などが重要です。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。例えば、旅行代理店や観光協会との情報共有が必要な場合、それに対応した製品を選ぶと良いでしょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携**: グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **ビジネスチャット連携**: グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **チャットボット連携**: グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、旅館内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。例えば、支配人、フロントスタッフ、清掃スタッフそれぞれに必要な情報だけを閲覧・編集できるように設定することで、情報の漏洩を防ぐことができます
かんたんな質問に答えてぴったりのグループウェアをチェック
旅館向けのグループウェアに関連するカテゴリ