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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。旅客軽車輌運送業においては、運転手やサポートスタッフの勤怠管理、資格保有情報、定期的な健康診断の管理など、特有の管理業務が多く存在します。これらの業務を効率化し、正確に管理するために人事システムは非常に有用です。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

旅客軽車輌運送業では、従業員のシフト管理や資格の更新状況を正確に把握することが求められます。人事システムを使用することで、これらの情報を一元管理でき、2重管理や転記が必要だった情報の入力工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、人事システムを使用することで、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。特に、ドライバーの勤務記録や運行管理のデータをシステム化することで、迅速かつ正確に手続きを行うことができます。

勤怠管理の効率化

旅客軽車輌運送業では、従業員の勤務時間や休暇取得、時間外労働の管理が重要です。人事システムを使用することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。これにより、高負荷な社員を早期に特定し、適切な対応を取ることが可能です。

人事評価、人材配置の効率化

人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができます。特に、運転手のスキル評価や定期的な研修の進捗管理など、旅客軽車輌運送業特有の人事評価も効率化できます。タレントマネジメント機能を備えている場合は、従業員の能力やスキルを管理し、適切に人材を配置することが可能です。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。特に旅客軽車輌運送業では、運行管理システムや車両管理システムとの連携が求められることがあります。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。旅客軽車輌運送業では、特に勤怠管理や資格免許の更新管理が欠かせません。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。旅客軽車輌運送業では、運転手の免許情報や健康診断結果、シフト管理などの機能が含まれているか確認が必要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。運転手の勤務時間に基づく給与計算機能が重要です。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。旅客軽車輌運送業では、シフト管理や時間外労働の集計が特に重要です。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。運転手のスキル評価や研修の進捗管理にも対応可能です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

旅客軽車輌運送業に特化した以下の手続きや管理に対応している製品を選ぶことが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。旅客軽車輌運送業で複数の事業所を持つ場合、これらの機能が特に有用です

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