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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれています。海洋運輸業に特化した人事システムを選ぶことで、特有の業務要件にも対応できます。例えば、船員の勤務時間の管理や、異動や出向が頻繁な職場環境に対応する機能を持つシステムもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

海洋運輸業では、船員や陸上スタッフの人事情報を一元管理することが求められます。人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理し、2重管理や転記が必要だった情報の入力工数を削減できます。これにより、業務の効率化が実現し、特に多くの船員を管理する企業にとって大きなメリットとなります。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となるため、船員の勤務履歴や資格情報を迅速に確認することができます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。海洋運輸業においては、船員のシフト管理や遠洋勤務の記録が重要です。人事システムを導入することで、これらの情報を正確に管理し、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。海洋運輸業においては、船員の専門スキルや資格の管理が重要です。これにより、適切に人材を配置することができます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。特に海洋運輸業においては、船舶管理システムや航海日誌システムなどとの連携が重要です。連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。海洋運輸業においては、船員の資格管理やシフト管理が特に重要となるため、これらの機能が備わったシステムを選定することが求められます。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 **従業員管理特化タイプ** 従業員情報を管理することに特化したタイプです。海洋運輸業においては、船員の資格情報や勤務履歴の管理などが求められます。 **従業員管理、給与計算タイプ** 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。船員の特殊な給与体系にも対応できる製品を選ぶと良いでしょう。 **従業員管理、勤怠管理タイプ** 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。海洋運輸業では、シフト管理や遠洋勤務の記録が重要です。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ** 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ** 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。海洋運輸業においては、船員の専門スキルや資格の管理が特に重要です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。海洋運輸業特有のニーズに合った製品を選択することが重要です。 **雇用契約手続き** 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 **入退職手続き** 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 **個人情報、身上情報管理** オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 **組織図の作成** 従業員情報から組織図を作成することができます。海洋運輸業においては、船員の配属先や異動情報を視覚化することで、効率的な配置が可能です。 **従業員の異動管理** 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。海洋運輸業では、特に出向や海外赴任が頻繁に発生するため、これらの管理機能が重要です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。海洋運輸業では、グループ会社や子会社が多い場合もあり、それらの情報を一元管理することが求められます

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