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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。郵便業界においても、効率的な人事業務が求められるため、人事システムは不可欠です。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。郵便業特有のシフト管理や地域ごとの労働法規に対応する機能も重要です。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

郵便業界では、従業員が多く、勤務形態も多様であるため、人事システムを使用することで、従業員情報に基づいた効率的な管理が可能になります。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

郵便業界では、頻繁に発生する人事手続きをシステム化することで、煩雑でボリュームのある処理が簡略化されます。特に、地域ごとの特有の手続きや法令対応が求められるため、システムによるデータチェックやインプット工数の削減が重要です。

勤怠管理の効率化

郵便業界では、シフト勤務や時間外労働が多いため、紙やExcelでの管理と比較して、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるシステムが有効です。これにより、集計工数の削減やデータ品質の向上が期待できます。

人事評価、人材配置の効率化

郵便業界では、多様な職種や業務が存在するため、人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムが役立ちます。従業員の能力やスキルを適切に評価し、効果的に配置することで、業務効率の向上が図れます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

郵便業界では、物流管理システムや配送管理システムなど、他の業務システムと連携する必要があります。人事システムの従業員情報は、これらのシステムのマスタとして頻繁に利用されるため、連携要件を整理し、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

郵便業界では、多岐にわたる業務に対応するため、人事システムの導入目的を明確にし、適切な製品を選ぶことが重要です。従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースに、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 郵便業界では、入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能が重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。特に、複雑な勤務形態やシフトに対応する給与計算が求められます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。郵便業界では、シフト管理が重要なため、このタイプのシステムが役立ちます。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。郵便業界において、統合されたソリューションを提供する製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。郵便業界では、多様な職種とスキルを持つ従業員を効果的に評価し、配置することが求められます。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。郵便業界特有のニーズに合わせて、最適な製品を選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。郵便業界では、短期契約やシフト勤務が多いため、迅速な契約手続きが求められます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。郵便業界では、従業員の情報が多岐にわたるため、効率的な管理が必要です。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。郵便業界では、地域ごとの組織図作成やシミュレーションが重要です。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。郵便業界では、異動が頻繁に発生するため、効果的な管理が求められます。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。郵便業界では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています

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