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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。水運業においても、船員や陸上スタッフの情報を効率的に管理するためには、このシステムが非常に有効です。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあり、水運業特有のニーズにも対応する製品が存在します。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、船員や陸上スタッフの情報を一元管理できます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。水運業では、船員の配置転換や資格管理が頻繁に行われるため、こうした情報をシステムで一元管理することが非常に重要です。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。船員のライセンス更新手続きや出入港の記録などもシステム上で管理できるため、手続きが効率化されます。

勤怠管理の効率化

水運業における勤怠管理は、船員の乗船期間や休暇、陸上勤務の日数などを正確に把握する必要があります。人事システムを導入することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出でき、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、船員や陸上スタッフの能力やスキルを管理できるため、適切に人材を配置することができます。これにより、効率的な人事評価と配置が可能になり、船員のモチベーション向上や業務効率化にも寄与します。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

水運業では、人事システムの従業員情報が他のシステム(例えば、船舶管理システムや物流管理システム)のマスタとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

水運業においては、船員の労務管理や資格管理が重要な要素です。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理などの機能を備えています。水運業では、船員の資格やライセンスの管理が重要なため、このタイプのシステムが役立つでしょう。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。水運業では、船員の乗船手当や特殊勤務手当などが発生するため、給与計算機能の充実が求められます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。水運業では、船員の乗船期間や休暇管理が重要なため、このタイプのシステムが適しています。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。水運業においても、総合的な人事管理が可能となります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。船員のスキルや経験を管理し、適切に評価・配置することができるため、水運業においても有効です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。水運業に特化した機能が含まれているかどうかを確認しましょう。 雇用契約手続き オンライン上で雇用契約を作成し、締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行などに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。船員の配置シミュレーションや過去の配置との比較が可能です。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい水運業の企業に適しています

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